„Хапчета Знание” за ефективно обучение на служителите

Филипе Карера е създател на методологията „Хапчета Знание”. Стратег по дигитален маркетинг и преподавател в университети в Португалия, Испания и Румъния. Обучител и лектор в над 50 страни по цял свят. Автор е на няколко книги за комуникация, нетуъркинг и дигитален маркетинг. Носител е на множество награди, сред които „Най-забележителен обучител в света” за 2008 от Световен конгрес на JCI и Награда за HR лидерство на Asian Pacific Congress 2008.

Карера ще бъде лектор на XV-тата годишна HR конференция. Повече за събитието вижте тук: http://hrsummit2014.bapm.bg/registration

Разговаряхме с г-н Какрера по Skype, за да ни разкаже повече за разработената от него методология.

Г-н Карера каква болка лекуват Вашите „Хапчета Знание”?
Лекува проблема да имаш нужда от знание в даден момент и да не можеш да го получиш.

Какво точно представляват „Хапчетата знание”?
„Хапчетата Знание” са малки единици знание, обикновено пакетирани като мултимедийни формати. Идеята е хората да получат определени знания, когато са им нужни. Много често ни се налага да научим нещо – например как да подготвим документ или да направим даден продукт. Имаме нужда от това знание в конкретен момент. После то може да не ни е нужно през следващите три месеца, година или въобще.

За какъв тип организации е приложима Вашата методология и какви резултати се постигат с нея?
Като консултант съм работил с големи компании. За тях методологията е много подходяща, защото им дава възможност да спестят много разходи за обучение. Разработих наскоро с партньори европейски проект за реализацията на тази методология в средни и малки предприятия. Беше изпробвана в две експериментални групи в Испания и Полша. Резултатите бяха впечатляващи, защото компаниите възприеха този начин на обучение.
Методологията работи по следния начин: отиваме в дадена компания, обучаваме ги и си тръгваме. Не се налага да ни плащат до безкрай. Напротив, ние въвеждаме методологията, помагаме им да направят прехода от традиционния начин на правене на техническо обучение към това спестяващо разходи и ефективно обучение.

Има ли разлика, когато методологията се прилага спрямо големи и спрямо малки и средни компании?
Разликата е, че обикновено големите компании са по-отворени да изпробват различни подходи, защото могат да си го позволят. Докато на малките и средните компании това им се струва по-сложно. Но тази методология е по-важна за тях. Защото когато някой напусне голяма компания, колко знание си тръгва с него? Пренебрежимо малко, освен ако не е на ключова позиция. Но разходите по обучение в малка фирма за един човек са много по-високи в сравнение със същите в голяма компания. Ако фирмата има 10 служители и един от тях си тръгне, то тогава тя губи около 10% актив, измерен в знания.
Един от големите проблеми на компаниите днес е „синдромът на въртящата се врата” – знанията постоянно влизат и излизат от компанията. Нищо не остава в нея.
По принцип има два начина на предаване на знания, които да са достъпни за всички. Единият е екстернализиране – обикновено чрез писане на ръководства как да се направи дадено нещо. Другият е социализация – обясняваш на някого как да свърши нещо неформално (напр. до кафе машината). Ръководства обаче не са работещ вариант, защото често ако служителите въобще се съгласят да ги направят, то те ги правят без желание. Така излиза, че повечето ръководства се правят от хора, които не искат да ги пишат, за хора, които не искат да ги четат. При социализацията атмосферата е много по-релаксираща. Проблемът е, че така се предават освен добри и лоши практики.
Вариантът, който предлагам аз, е лесно за употреба „Хапчета Знание” в мултимедиен формат. Най-често то е видеозапис, как се прави дадено нещо, който е достъпен за всички. Плюс е също, че може да бъде валидирано и от трета страна, която да каже дали това е най-добрият начин за изпълнение на съответната задача.

За какъв тип компании е по-полезна Вашата методология? За малките и средните или за големите компании?
Възприемана е като по-полезна за големите, но всъщност е по-полезна за малките. Защото е крайно необходима за малките фирми и въпрос на пари за големите. За големите компании нещата стоят по следния начин: искате ли да похарчите повече пари и да имате малко ефективен резултат от обучението? А за малките въпросът е дали искат да загубят знанието, което е от основно значение за тях, когато някой служител напусне?

Как създадохте тази методология? На базата на какъв опит?
Ще Ви разкажа как ми хрумна идеята. През 2003 моят бивш зет загуби работата си. Работеше като главен мениджър на собствената си компания. Имаше обаче проблеми с партньорите си и се наложи да напусне. Реши да се върне на пазара на труда. Но разбра, че не знае как да работи с компютър, как да ползва имейл, как да работи с MS Office. Защото дотогава той е имал секретарка, която е правила всичко това за него. Така той реши да отиде на курс по MS Office. След като похарчи доста пари за този курс, той беше много ядосан, че не е научил нищо. Знаеше, че аз имам опит, и ме помоли за помощ. Дадох му урок, но на следващия ден разбрах, че все още не му е ясно. По това време аз експериментирах с програми, които снимат екран. Реших да подходя по друг начин – обясних му как се работи с Word и Excel, като направих видеозапис с моя глас и снимайки екрана, на който показвах какво точно правя. Записах и неговите въпроси. Следващите дни той се упражняваше, като гледаше видеото. Така той можеше да гледа видеото, колкото и когато му е необходимо, за да разбере информацията. Това се оказа работещ модел. Сега той се занимава с международна търговия. Пътува навсякъде по света с компютъра си. Искам да отбележа, че това се случва преди видеоръководствата в YouTube или видеоуроците на Khan Academy.

Започнах да използвам този метод за различни неща. Например всяка година секретарката ми трябва да направи дадена счетоводна процедура. Един път в годината, но всяка година. Тъй като аз не знам как се прави, изпратих секретарката ми на курс. Зададох си обаче няколко въпроса: тя ще отиде на този курс и ще направи процедурата тази година. Дали обаче догодина ще си спомня как се прави? Дали още ще се занимава с това? Дали въобще ще работи още в компанията? Имаше голям шанс да харча пари за обучение всяка година. Затова аз се договорих с нея – ще я пратя на обучение, но тя трябва да направи видео и да обясни как се прави тази процедура. Направи го. Следващата година все още работеше в компанията, но имаше друг човек, който отговаряше за тази счетоводна процедура. Когато дойде време за обяснение, как се прави, тя му каза да види видеото й. Защото ако нямаше видео, една година по-късно тя нямаше да си спомня всичко по същия начин.
Можем да използваме методологията и за самообучение. Някой ти обяснява как се прави нещо, но след три месеца можеш вече да не си спомняш така ясно. Можеш да си водиш записки, но все нещо ще липсва. Затова аз се записвам как правя дадено нещо и когато ми потрябва го гледам. Защото си научил как се прави нещо, но знаеш и че ще го забравиш. Така че защо да не се запишеш и да го имаш за бъдеща употреба.
Полезно е и при работа с партньори. Защото може да ти се наложи да обучаваш клиенти и доставчици. Например никой не чете ръководствата за употреба на смартфони, но в Интернет има множество видеоръководства за всички марки, които се радват на голяма популярност. Мога да дам пример и с моя уебдизайнер. Вместо да си пишем безкрайни имейли, как искам да промени дадено нещо, аз записвам видео, снимайки страницата, която искам да променим, и показвайки му с курсура къде и какво точно искам да направи. Този модел работи перфектно.

Ако трябва да обобщите предимствата на Вашата методология с три думи, какви биха били те?
Спестява време и пари и получаваш работещо обучение. Особено що се отнася до техническите обучения. Това, което правим в нашите обучения в 80% от времето, е да обясняваме защо правим дадено нещо. Само 20% отделяме за начина, по който го правим. Защото хората по-лесно запомнят как се прави дадено нещо, когато им е обяснено защо го правят. Записваме на видео тези обучения, за да могат да се ползват и в бъдеще.