Как да кажем „не“ на неодобрените кандидати за работа?

В търсенето на най-добрия и подходящ кандидат за дадена позиция работодателите интервюират множество кандидати.  И докато информирането на избрания кандидат е лесна задача, то обратната връзка с неодобрените може да се окаже истинско предизвикателство. Особено ако са наистина добри професионалисти, представили са се добре на интервюто, отговарят на критериите, но има по-подходящи от тях за позицията. Някои компании въобще не връщат отговор на неодобрените кандидати, защото не знаят как или не считат за необходимо. Други не го правят, за да си „оставят вратичка“, ако имат нужда в бъдеще от тях.

Като цяло обаче големите и уважаващи себе си компании имат практика да информират (по телефона и/или по имейл) кандидатите, които са се явили на интервю и не са одобрени за позицията. Отхвърлянето на хора е част от процеса на подбор и обикновено създава дискомфорт на HR мениджърите, но внимателно обмисленият и професионален контакт с тези кандидати има голямо значение за имиджа на компанията като добър и предпочитан работодател.

Повечето хора влагат много време и усилия във всяко интервю. Стигнат ли до този етап, очакванията им се покачват и ако бъдат отхвърлени, чувството им за провал е много силно. Това често води до понижено самочувствие. Тогава как да кажем „не“ на неодобрените кандидати за работа?  

Първо, бъдете точни, съветва Джон Билсбъри, експерт по организационно управление.  Хората често биват размотавани само защото „X може да не приеме работата“. Ако случаят е такъв, информирайте кандидата за това и го дръжте постоянно в течение.

Второ, опитайте се да направите така, че да няма губещи, съветва още той. Когато хедхънтърите отхвърлят човек, когото сами са потърси, те му казват, че клиентът е търсел различни умения и опит, но че са го прецени като много добър. Приемете и вие подобен подход, но бъдете внимателни. Колкото повече причини давате за отказа си в писмото, толкова по-голяма е вероятността човекът да ви потърси отново. Днес писмата за отказ са кратки и не дават причини.  

Подобни препоръки дава и Сюзан Хеатфийлд, HR експерт, в статия за About.com:

1. Телефонното обаждане е първата стъпка, която трябва да предприемете, за да съобщите на даден кандидат, че не е одобрен за  позицията. Благодарете му за кандидатурата и отделеното време за интервю. Обяснете му защо сте се спрели на друг кандидат. И след това му изпратете официално писмо със същата информация. 

2. Върнете обратна връзка възможно най-скоро, след като сте решили, че той не е подходящият човек. Не го оставяйте да се чуди със седмици дали е одобрен, или не.

3. Ако мислите, че кандидатът е подходящ за друга позиция в компанията или че може да имате нужда от него в бъдеще, може да го окуражите да кандидатства отново. Винаги завършвайте писмото с позитивен тон. Не забравяйте да пожелавате успех на кандидатите и да им благодарете за времето, което са отделили за вашата компания. 

4. Персонализирайте писмата към неодобрените кандидати. Обръщайте се към тях по име или споменавайте някакъв детайл от интервюто. Това премахва усещането, че получават автоматичен стандартизиран отговор. 

5. Бъдете ясни и недвусмислени за причината, поради която не са одобрени. 

6. Оформяйте писмото като бизнес кореспонденция, но не забравяйте да изразите и човечност. Все пак с едно такова писмо се докосвате до човешките надежди и амбиции. Проявете уважение и съобразителност. 

7. Не пишете нещо, което не мислите. Не подвеждайте кандидата, че ще го имате предвид при отваряне на нови позиции в бъдеще, ако наистина нямате такова намерение. Не го заблуждавайте, че той би бил успешно попълнение във вашата компания. 

8. Не забравяйте, че писмото до неодобрените кандидати е последна възможност да оставите у тях положителни представи за компанията. Репутацията на добър работодател зависи от тези хора, от тяхното впечатление и мнение. Никога не подценявайте значението на комуникацията с неодобрените кандидати за имиджа на компанията като добър работодател. 

Вижте още какво съветват експерти от портала Mashable: 

1. Имайте предвид, че ако се обадите на кандидат, който не е одобрен, то той най-вероятно ще ви попита защо. Затова е много важно да помислите предварително и да се аргументирате ясно и точно, като запазите позитивния тон. Така, дори и отхвърлени, тези хора е по-вероятно да останат с положителни впечатления за репутацията на компанията и за професионализма на HR мениджърите. Дори само фактът, че сте отделили време, за да се свържете с тях и да ги информирате за това решение, ги кара да се чувстват оценени. 

2. Аргументирайте решението си. Всяка една отворена позиция е свързана с конкретни изисквания и критерии, на които трябва да отговарят кандидатите. Вместо да използвате обичайното: „Кандидатът, когото избрахме, се доближаваше малко повече до това, което търсим”, обяснете конкретно на кои критерии е успял да отговори и на кои – не, неодобреният кандидат. Бъдете откровени и избягвайте заучени отговори и фрази. 

3. Дори да сте харесали много даден кандидат, но към момента да нямате нужда от него или да сте се спрели на по-добър, отново е добре да му отговорите. Бъдете честни с него и му кажете, че ще поддържате контакт в бъдеще. Или пък, че може да го препоръчате на бизнес партньори. „Към момента Вие не сте подходящото попълнение за свободната позиция“ е магическа фраза, която може да използвате в комуникацията с такива кандидати, пише Сара Маккорд за Mashable.