Какъв е редът за командироване в чужбина?

Лиляна Деспотова, дипломиран експерт-счетоводител и регистриран одитор в UHY Brain Storm Consult

Редът и условията за командироване на физически лица в чужбина е регламентиран в Наредбата за служебните командировки и специализации в чужбина (НСКСЧ). Командироването не може да се съчетава с лични пътувания (чл.10 от НСКСЧ) и се извършва въз основа на писмена заповед, чиито задължителни реквизити са изчерпателно изброени в чл.5, ал.2 на НСКСЧ.

Кодексът на труда (КТ) предвижда, че работодателят може да командирова работник или служител за не повече от 30 календарни дни без прекъсване (чл.121(2) от КТ). Този срок може да бъде превишен само с изричното писмено съгласие на работника или служителя (чл.121(2) от КТ). За периода на командировката лицата имат право да получат освен брутното си трудово възнаграждение още и пътни, дневни и квартирни пари (чл.215 от КТ), чийто размер и условия за отпускане са определени в НСКСЧ, както следва:

1.    Пътни пари- определят се съгласно заповедта за командировка в размер на действително извършените разходи по най-краткия или икономически изгодния маршрут (чл.12(2) от НСКСЧ). В зависимост от превозното средство разходите се отчитат по различен начин: при пътуване с личен или служебен автомобил - пътен лист, фактура за гориво, документи за платени магистрални такси и др.; при пътуване със самолет - самолетен билет, протокол и бордна карта; при пътуване с влак - билет и т.н..

2.    Дневни пари - размерът им за всяка държава на командироване е определен в Приложение № 2 на НСКСЧ. Други размери на дневните пари могат да се определят по решение на ръководството на предприятието чрез заповедта за командировка, като те не могат да превишават двойния размер на посочените в Приложение № 2 (чл.17(1) от НСКСЧ). С дневните пари се осигуряват средства за храна, вътрешен градски транспорт и други разходи. Когато разходите за транспорт от летището до населеното място превишават с повече от 30% дневните пари, то те се изплащат допълнително срещу представен разходооправдателен документ (чл.18(2)от НСКСЧ). Когато приемащата организация поема част от разходите, се полага намален размер на дневн съобразно относителния дял на компонентите в размера им: обяд - 35%; вечеря - 35%, други - 30%. Пълният размер на дневните пари се изплаща за първите 30 последователни календарни дни, след това размерът им се намалява с 25% (чл.22 от НСКСЧ). Дневните пари се изплащат съобразно фактическия престой в съответната държава (чл.37(1) от НСКСЧ).
3.    Квартирни пари- включват разходи за ползване на легло, резервация, сутрешна закуска и др. (чл.25 от НСКСЧ), признават се действително извършените разходи съгласно документ, издаден от съответния хотел, ограничени до размера, определен за съответната държава в Приложение № 2 на НСКСЧ. При участие в големи международни прояви квартирните пари могат да превишават посочените в Приложение № 2 стойности, но не повече от двукратния им размер.

Във връзка с командировките в чужбина се признават и други разходи, като:
1.    За медицински застраховки на командированите (чл.28(1) от НСКСЧ);
2.    За междуградски и международни разговори (чл.25 от НСКСЧ);
3.    За служебни паспорти, визи, летищни такси, за превоз на служебен багаж и др. (чл.30(1) от НСКСЧ).
4.    Такси за участие в конгреси, конференции, симпозиуми и др. (чл.30 (3) от НСКСЧ).
Командированите лица следва да отчитат разходите и резултатите от командировката по ред, определен от ръководителя на предприятието.

Данъчно третиране на командировките
За да бъдат признати за данъчни цели, разходите за командировка трябва да бъдат документално обосновани чрез първичен счетоводен документ по смисъла на Закона за счетоводството (чл.10 (1) от ЗКПО), да бъдат извършени във връзка с дейността на предприятието (чл. 33(1) от ЗКПО) и да са във връзка с командироване на някои от следните лица:
1.    Лица, които са наети по трудово или извънтрудово правоотношение в предприятието;
2.    Управители, членове на управителни и контролни органи предприятието;
3.    Собственик на предприятието на едноличен търговец.
Разходите за пътуване и престой, които отговарят на горните условия, са данъчно признати разходи по ЗКПО, без оглед на техния размер.

Не са данъчно признати разходите за командировка на съдружници и акционери, когато тяхното пътуването е в качеството им на съдружници или акционери (чл.33(2) от ЗКПО). В тази връзка, ако собственикът на ЕООД е и негов управител, трябва да се направи разграничение, кога дадено пътуване е в качеството му на управител и респективно разходите за командировка са признати за данъчни цели, и кога е в качеството му на собственик и разходите за командировка не са признати за данъчни цели.

От гледна точка на командированите лица, пътните и квартирните пари, които са отчетени с разходооправдателен документ, са необлагаем доход (чл.13, т.23; чл.24(2) т.5, б.а) от ЗДДФЛ), независимо от размера им. Необлагаеми са и дневните пари, които не превишават двукратния размер, определен в Приложение № 2 на НСКСЧ (чл.13, т.23; чл.24(2) т.5, б.б) от ЗДДФЛ). Когато изплатените дневни пари превишават двукратния размер, определен с НСКСЧ, превишението е облагаем доход за физическото лице по ЗДДФЛ. Върху превишението на двукратния размер на дневните пари се дължат и здравни и социалноосигурителни вноски (чл.1(8)т.1 от Наредбата за елементите на възнаграждението и за доходите, върху които се правят осигурителни вноски).