Как да повишим своята продуктивност?

Дейвид Алън е световно известен лектор и специалист по продуктивност и управление на времето. Той е автор на бестселъра „Да свършиш работата“ (Getting Things Done), който вече повече от 10 години е сред най-четените книги, посветени на личностното развитие в световен мащаб. Ето и  пет от най-значимите принципи, използвани от Дейвид Алън за управление на времето и повишаване на продуктивността.

Заложете на естествения модел за планиране
Без значение дали ни предстои работна среща, интимна вечеря с представител на противоположния пол, или примерно се разхождаме в гората и срещаме мечка, при всички случаи ние започваме да планираме. Нашият мозък е машина за планиране, то е заложено в нас и ни се отдава съвсем естествено, убеден е Дейвид Алън. От векове с планирането е било свързано оцеляването на човечеството и то е съхранено в нашите гени.

Експертът нарича този процес естествен модел за планиране и дефинира пет фази, включени в него: определянето на цел, визия за постигането на целта, генерирането на идеи, които могат да ни отведат там, тяхното структуриране и пристъпването към действие. Всичко това се случва естествено в нашия мозък и затова, според Дейвид Алън е изключително странно, че организациите често подхождат по обратния ред – те първо пристъпват към действие, после към структуриране, след това търсят нови идеи и накрая наемат консултанти, които да им помогнат да определят своята визия и цел. Затова съветът на експерта е да не се съпротивляваме срещу естествения модел за планиране, защото въпросът не е дали ще се върнем към него и ще го използваме, а кога ще се случи това.

Правилото на двете минути
Дейвид Алън е най-известен в бизнес средите със своето правило на двете минути – мощен инструмент за повишаване на ефективността и постигане на по-добри резултати за по-кратко време. Това правилото гласи: ако установим, че дадена задача може да бъде свършена за две минути или по-малко, е най-добре да я направим веднага, вместо да я планираме за в бъдеще. Причината е, че нейното планиране, преглеждане и организиране след това ще отнеме повече време и няма да е ефективно.

Да освободим съзнанието си
Един от ключовите съвети на Дейвид Алън е да се стремим да освободим съзнанието си от абсолютно всичко, за да можем да генерираме нови идеи и да отключим своята креативност. Според него, една от най-големите грешки които правим, е да си мислим, че имаме нужда от повече свободно време, докато всъщност се нуждаем от повече свободно пространство, за да останем фокусирани. Когато самият Дейвид се мести в Амстердам, в процеса на преместването се освобождава от голяма част от своите физически притежания. Причината е, че според него увеличаващият се брой предмети около нас също би могъл да допринесе за усещането за претрупаност в живота ни.

Празната имейл кутия
Идеята за поддържане на абсолютно празна кутия на електронната поща става все по-актуална в забързаното ни и доминирано от технологиите ежедневие. Според Дейвид Алън в случая не става въпрос толкова за броя на писмата в пощата ни, колкото за степента ни на толерантност към това колко необработени задачи имаме. Друг полезен съвет, който той дава във връзка с електронната поща, е да не преглеждаме имейла си поне час и половина преди да си легнем – отново с цел да освободим своето съзнание.

Бързо взимане на решения
Запитан кой е най-добрият съвет, който може да даде за по-висока продуктивност, Дейвид Алън отговаря: да взимаме бързо решение за следващото си действие по даден въпрос. Той е убеден, че когато се научим да взимаме ефективно такива оперативни решения, нещата ще се променят осезаемо.