Първите дни в SiteGround

Глория Илиева, Senior HR Generalist (Снимки и видео: StieGround)

В рубриката на Economy.bg „Първите дни в...“ HR професионалисти от водещи компании в България разказват какъв е процесът на въвеждане на нови служители. Как се случва и колко време е периодът по онбординг, какво да очакват новопостъпилите в своя първи работен ден и как компанията подпомага успешната адаптация на новите си колеги.

Научете повече за процеса по въвеждане на нови служители в TechPods от Глория Илиева, Senior HR Generalist в компанията.

Разкажете ни какво да очаква Ваш нов колега в първия си работен ден в компанията? В колко часа и къде (виртуално или на живо) ще започне работният му ден и кой ще е първият човек, с когото ще се запознае?

За всеки нов служител първият работен ден е вълнуващ, но и натоварен, защото има много нова информация, нови лица и емоции. В SiteGround се стремим да улесним процеса освен чрез подробния план за началното обучение на всеки нов колега, така и с плавния процес по въвеждане в нашата фирмена култура. Всеки нов член на екипа получава структурирана програма за своето обучение поне седмица преди стартовата дата, така че да знае какво да очаква в първите дни на новото си работно място. 

Включваме и пакет с предварителна информация, който въвежда в основите на бизнеса ни, който да им помогне да се чувстват по-подготвени по време на задълбоченото обучение, което им предстои.

Първите работни седмици протичат изцяло в офиса ни – в София, Пловдив или Стара Загора, в зависимост от локацията на новите колеги. Това позволява да общуват по-пълноценно с менторите си, да се запознават очи в очи с хората от различните екипи, с които ще работят, и да могат да усетят културата на компанията по-добре. 

Обикновено HR екипът посреща новите служители на закуска от нашите готвачи в нашия собствен ресторант в HQ офиса ни в София. След това се зареждаме с малко енергия с чаша капучино или друга напитка от нашия бариста, преди да преминем към HR обучение за всеки новостартиращ независимо от позицията му в компанията. За нас е важно да разкажем по-подробно за историята на SiteGround, за пътя ни през годините, целите, ценностите, нагласите и очакванията, които имаме. Всеки нов служител получава Welcome pack (подарък) за добре дошъл. След края на HR обучението следва разходка за ориентация в сградата на компанията: няма как да пропуснем фитнеса ни на два етажа, залите за прама, хийт, спининг, йога, пилатес и тенис на маса тренировки, както и салона ни за красота.

След „пътешествието“ из сградата, отиваме в студиото ни, където фотограф от нашия дизайн екип прави фотосесия за бизнес профилите на новия колега. През това време екипът ни по техническа поддръжка вече е създал нужните профили на новия колега във фирмените ни системи и той получава работния си лаптоп персонализиран с приложенията, които ще са му необходими спрямо длъжността, както и всяка заявена допълнителна техника, ако има нещо по-специфично в работата му – специализирани монитори за дизайнерите ни, външна периферия за по-техническите ни позиции и т.н. На финала на първия си ден новите колеги са посрещнати на работното си място от своя пряк мениджър, екип и колега, който ще бъде до новопостъпилия през първите седмици, за да премине въвеждащия процес максимално гладко. 

Как подпомагате новия служител да се чувства добре дошъл и интегриран в екипа и организацията?
В SiteGround се разрастваме бързо, но не забравяме за значението на приятелската атмосфера и чувството за принадлежност.

Първият обяд на всеки нов колега е с неговия мениджър и целия му бъдещ екип в нашия ресторант. Така се създава възможност колегите и новият човек да се опознаят по-добре и да си поговорят за всичко – от работа до любимите хобита. 

Новите колеги получават и подобаващо представяне във вътрешно комуникационните ни канали, където се споделя повече за образованието им, предишен опит и интереси. По този начин се улеснява бъдещата комуникация, тъй като те могат да се включат в различни групи по интереси. Например имаме канали, посветени на домашните любимци, книгите, филмите, спорта, готварство, ветроходно плаване, електронни игри, зимни спортове и много други. При нас ще откриеш хора с всякакви интереси!

Организираме мини тиймбилдинги и различни събития в страната и чужбина, за да се опознаем и в по-неформална среда. Екипът ни сам избира дестинациите и активностите, в които да участваме. По този начин се забавляваме заедно, сплотяваме се и създаваме незабравими спомени.

Вярваме, че екипът е като пъзел – всеки е важна част от него. Затова се грижим новите ни членове да се чувстват добре дошли, интегрирани и мотивирани.

Спрямо различните позиции/отдели какви обучения преминават новите служители?
В SiteGround държим на развитието на нашите служители. Затова им предлагаме различни обучения, съобразени с техните позиции и нужди. Всеки нов член на екипа независимо от позицията преминава през HR обучение, където се запознава с политиките и процедурите на компанията, придобивките и възможностите за развитие. Освен обучението по основите на web hosting индустрията, водено от супервайзори от Customer Care екипа, които са експерти в тази сфера, всеки нов колега става част и от конкретни обучения, персонализирани за различните позиции и съобразени с нуждите на компанията и екипа. 

Насърчаваме участието в конференции и курсове по избор в и извън страната, за повишаване на знанията и квалификацията. Само за миналата година служителите ни са посетили над 12 различни конференции и обучения в 9 държави.

Кои са участниците от страна на компанията в процеса на онбординг и каква е тяхната роля?
Процесът на онбординг включва участието на различни служители и отдели в компанията, всеки от които има своя специфична роля. Например нашият HR отдел се грижи да планира и координира всичко, така че процесът да протече гладко за новия колега, както и за документалните отношения и тяхната изрядност. 

Мениджърите на съответния нов колега определят работните му задачи и отговорности. Тук включваме и ментори (buddies), които помагат при адаптацията към новата работна среда и корпоративна култура.

IT отделът осигурява необходимото техническо оборудване и софтуер, като отговарят за създаването на вътрешните акаунти и обучение за използването на технологичните ресурси на компанията.

В първите седмици при нас се стараем да организираме и неформални срещи на закуска или обяд между новите колеги и ръководителите и колегите на всеки един отделен екип, с които ще работят съвместно. Така и двете страни могат да се опознаят по-добре, да си зададат въпроси за процеса на работа, или пък да намерят общи интереси и пресечни точки. Това помага, когато се стигне до съществената работа, хората вече да се познават и работят по-комфортно един с друг. 

В процеса се включват и други специалисти от екипа, които провеждат обучения, необходими за конкретната роля на новия служител и оказват помощ при развитието на професионални умения и компетенции.

Какви са инструментите и ресурсите, които предоставяте на новите служители, за да им помогнете да се адаптират по-лесно?
Най-важният ресурс са менторите или buddies, които се включват в обучението и споделят своите знания. Това са хора, които са дългогодишни служители в компанията и имат голям опит както с процесите в нея, така и задълбочени познания за естеството на бизнеса, така че могат да помагат, дават съвети и обясняват в повече детайли на новопостъпилите. Имаме и доста допълнителни материали, които са удобни и лесни за използване. Разработили сме специален сайт, който съдържа пълна информация за всички политики, процеси и бенефити в компанията. Хубав ресурс е и вътрешният ни блог, където благодарение на много споделени истории от живота в компанията новите колеги могат да добият представа за духа и ценностите ни. Вътрешнокомуникационните ни канали по различни теми са също един удобен начин за общуване и обмяна на идеи както по работни теми, така и за свободно време, интереси и хобита.

Това, към което се стремим, е новите служители да се свързват винаги с HR екипа, когато възникнат въпроси или са несигурни къде да намерят даден ресурс или към кого да се обърнат по определен въпрос. Нашата врата е винаги отворена и сме на разположение, за да бъдем полезни и да съдействаме на екипа. 

Колко време обикновено отнема целият процес на онбординг, включително подготовката и обучението?
Времето, необходимо за целия процес по онбординг, може да варира в зависимост от специфичните изисквания за позицията, нивото на експертиза на служителя и екипните цели и конкретни задачи. Позициите, които изискват по-специфични умения или знания, обикновено изискват по-дълъг период на обучение, за да бъде сигурно, че новият колега е готов да изпълнява задачите си самостоятелно.

Традиционно процесът по онбординг има няколко ключови момента: първите две седмици, когато човекът бива въведен, запознава се с колегите, процесите и работните задачи; първият месец е белязан от по-активното включване в динамиката на организацията и мястото на конкретната му роля в постигането на общите цели; през първите три до шест месеца се очаква, че вече има изградена стабилност и самостоятелност на служителя.

По време на всеки един от тези етапи има постоянна обратна връзка между служителя и прекия ръководител, както и включвания на HR екипа за проследяването на развитието и представянето на новия колега с цел да го подкрепим активно и да го насърчим.

Какви предизвикателства срещате най-често в процеса на онбординг и как се справяте с тях?
Може би едно от предизвикателствата е, когато стартират нови колеги едновременно на различни локации, тъй като ние имаме три офиса – в София, Пловдив и Стара Загора. Нашата цел е всички нови служители да получават един и същи тип онбординг независимо от локацията. Малко по-сложно е създаването на чувство за екип и култура, когато колегите от същия отдел, в който стартира новият служител, са физически в офиса ни в друг град. Стараем се да имат редовни виртуални срещи, затворени чат групи, визити между офисите и събития, включващи разнообразни инициативи, за да може нещата да се случват гладко. 

Как измервате степента на готовност за работа на новия служител и приобщаването му към екипа?
За нас е важно всеки да се чувства добре в екипа си. Разговаряме с новите колеги формално в срещи или неформално на обяд, постоянно набавяйки си обратна връзка и информация за това как се чувстват, как навлизат. Ако се нуждаят от допълнителни ресурси, се стараем да им ги подсигурим. Ако не знаят към кого да се обърнат по дадена тема, ние ги насочваме.

Адаптацията към фирмената култура също е ключова за дългосрочната интеграция на служителя. Това може да го оценим чрез обратна връзка от лидери, ментори и колеги за впечатленията им как новият колега се вписва. Също така от активността и участието в екипни дейности, срещи, дискусии и събития, както и от инициативността и готовността на служителя да предлага идеи и да участва в допълнителни проекти. 

Какво бихте посъветвали Ваш бъдещ служител – как да се подготви за първия си работен ден във Вашата компания?
Всяко начало идва с предизвикателства. Подгответе се – прочетете материалите, които изпращаме предварително за компанията, както и програмата за това какво да очаквате.

Общувайте – запознайте се с възможно повече хора и не се притеснявайте да задавате въпроси. Всички са настроени много положително и обичат да споделят и да си помагат. 

Водете си записки – като всяко начало има доста информация, особено през първите седмици. Няма да запомните всичко наведнъж. 

Бъдете готови да учите нов материал и методи – всяка компания има различни процеси и очаквания. Хубаво е да споделяте идеи и предложения, на база предишен опит, но се старайте да разберете как и защо се случват така нещата при нас.

И най-важното – бъдете себе си! Това е двустранен процес – както ние търсим правилните хора, така е важно и на служителите да им харесва работата в компанията.

Вижте профила и актуалните позиции на SiteGround Hosting EOOD в JOBS.bg

 Вижте още от рубриката ПЪРВИТЕ ДНИ В... 

Първите дни в TechPods
Първите дни в Schneider Electric
Първите дни в tbi bank
Първите дни в Anthill
Първите дни в Constructor
Първите дни в Amusnet
Първите дни в Ментормейт
Първите дни в CluneTech
Първите дни в ПОК Доверие
Първите дни в BILLA България
Първите дни в Proxiad SEE
Първите дни в Coherent Solutions Bulgaria
Първите дни в Milestone Systems
Първите дни в Progress
Първите дни в Delta Source
Първите дни във Фрапорт Туин Стар Еърпорт Мениджмънт
Първите дни в StorPool
Първите дни в Еником М и Каре България
Първите дни в DataArt
Първите дни в Arco Real Estate
Първите дни в Blankfactor
Първите дни в А1 България
Първите дни в NOTO
Първите дни в Технополис и Практикер
Първите дни в KFC/Самекс
Първите дни в Kaufland България
Първите дни в Аурубис България