Дейвид Алън: Спрете да чакате последния момент, за да вземате решения

„Ама как така без списъци?! Не се самозаблуждавайте и календарът е списък. Ако не си направите списък, главата ви ще се опита да го състави вместо вас, а нея много-много не я бива в тая работа“, разпалено ни разяснява тънкостите на умелото планиране Дейвид Алън. Той е автор на няколко бестселърa по темата, като от най-известната му книга - „Да свършиш работата“ (Getting Things Done), са продадени над 1.6 млн. бройки.

Свързахме се с Дейвид по повод на семинара, който ще изнесе на 11 юли в Интер Експо Център, за да ни разкаже за своето 2-минутно правило, за различните модели на планиране и как да спрем да отлагаме нещата за последния момент. Вижте какво сподели той пред екипа на Economy.bg:

Г-н Алън, какво представлява 2-минутното правило?
След като сте решили какво действие да предприемете, за да осъществите заплануваното, ако това действие може да бъде реализирано за по-малко от 2 минути, направете го на момента. Би ви отнело повече време да го организирате и да си напомните впоследствие, отколкото да го извършите на момента.  Ако някога ще извършвате действието, има много повече смисъл да го направите на момента. Това не означава да прекарате целия ден в правене на 2-минутни неща. Като начало не бива никога да оставяте такива 2-минутни задачки да се натрупват. Oбикновено това правило се прилага, когато прочиствате входящата си поща, занимавате се с бележки от срещи или каквото и да е.

В работата си говорите за естествен модел на планиране и реакционен модел на планиране. Каква е разликата?
В обичайните си дейности използваме естествен модел на планиране. Например, ако искате да излезете на вечеря, имате причина и си представяте как би изглеждал успехът, после  нахвърляте идеи за всички неща, с които трябва да се справите, които са свързани с вечерята навън. Организирате ги и след това предприемате следващото си действие например да се обадите на ресторанта и да направите резервация, да се обадите на приятелите си и да видите дали искат да отидете на вечеря. Това е естественият модел, който използваме за най-обикновените неща от живота. Когато хората се заемат с по-сложни проекти, често забравят да се запитат защо го правят. Нямат концепция за успех, нито представа как  би изглеждал техният проект в завършен вид. Не събират достатъчно информация, така че да се уверят, че са успешни. Така се оказват в ситуация, в която трябва да реагират. Просто защото нещата не работят. Впоследствие трябва да реагират на неща, които са останали незабелязани.

Какви са грешките, които хората най-често допускат, когато планират?
Естественият модел на планиране обхваща 5 стъпки. Хората обикновено правят грешки при 4 от тези стъпки, като ги пропускат. Първата стъпка е определянето на целта – защо правите конкретното нещо. Хората често забравят. Ако въобще първоначално имат идея каква цел преследват, когато им стане натоварено и когато се сблъскат с детайлите, я забравят. Много лесно може да настъпи объркване и да загубим енергия за безсмислени неща, ако не държим целта в ума си. Това е грешка номер 1 – хората често или не си изясняват целта, или забравят каква е. Грешка номер 2 - хората не се фокусират върху това как би изглеждал големият успех. Не си позволяват да имат визия за това какво представлява успехът. Грешка номер 3 - може да са имали цел и визия, но не събират достатъчно информация. Кои са всички възможности, които трябва да бъдат взети под внимание? Помислили ли сте колко струва? Помислили ли сте кой ще участва? Можете ли да се справите с потенциалните негативни последици? Помислили ли сте за всичко? Хората често не си позволяват да си раздвижат мозъка, така че да съберат достатъчно информация и идеи, така че да достигнат до добри изводи за това как да се организират. Стъпка номер 4 е да се организирате. Хората са склонни да предприемат тази стъпка, защото често си казват „Хайде да се организираме!“ и се опитват да изградят някаква структура или план-програма. Обикновено това не е проблем. Петият етап, който е: „Какво е следващото непосредствено действие?“, е често аспект, който хората пренебрегват. Може да имат добър план, но не са прегледали всяка част от плана, така че да се запитат: „Чакай малко, кое е следващото действие? Какво трябва да направим, за да се придвижим напред? Кой трябва да го направи?“ .  Всяка от тези грешки може да попречи даден проект да бъде оптимален.

Какво мислите за съставянето на списъци?
Ако човек има в списъка си само малки неща, това не е единственият списък, който трябва да има. Трябва ви списък за това къде отивате в живота си, списък на целите ви, списък с проектите, които сте решили да завършите. Така че не опира до списъка, а до това какво е съдържанието. Ако сте фокусирани единствено върху купуването на храна за кучето или електрическа крушка и не мислите за големите неща, разбира се, че на даден етап това ще ви изглежда непродуктивно. Но не опира до наличието на списък. Вие правите списъци постоянно. Ако спазвате календара – това е списък. Няма нищо лошо в това да си правите списъци. Ако не ги правите вие, главата ви ще се опитва да ги състави, а главата ви е лош мениджър, що се отнася до списъци. Много-много не я бива в тая работа.

Не е ли достатъчно да си съставяме списъци наум?
Не, в момента, в който вкарате в ума си повече от 4 неща, мозъкът ви губи поглед върху всичките. Мозъкът ви не е еволюирал, за да помни и да ви напомня, дори да приоритизира. Мозъкът ви е еволюирал така, че да бъде способен да разпознава нещата, пред които е изправен. След това да взема добри решения по отношение на тях. Но да се опитвате да помните?! Ако не харесвате списъци, изхвърлете и календара си, не се залъгвайте. Или главата ви е мястото, където държите нещата, за които да ви се напомня, или не е. Няма средно положение.

Как да се справим със склонността си да отлагаме всичко за последния момент?
Посветете се на нещо, задвижете се. Направете крачка напред. Много хора са склонни да застиват на едно място, защото мислят за многото неща, които трябва да направят. Изберете нещо. Също така трябва да решите кое е следващото непосредствено действие във връзка с нещото, което трябва да придвижите. Повечето хора избягват това решение, въпреки че следващата стъпка е телефонно обаждане, преглеждане на уеб сайт или нещо, което да купите от магазина за части, нещо, което да обсъдите с партньора си.  Хората често избягват това решение. Ако не сте взели това решение, е лесно да отлагате, защото не знаете какво да направите. Не отнема много време да разберете какво да правите, но повечето хора не са се обучили да правят това изначално.

Можем ли да бъдем продуктивни и без стреса от „последния момент“?
Разбира се, спрете да чакате последния момент, за да вземате решения.

Какво да очакват хората от семинара Ви в София?
В основни линии ще покажа защо методологията, която съм разработил, е толкова важна в наши дни, за да запазят хората разсъдъка си. Хората ще научат кои са основополагащите елементи на модела на поведение, който трябва да имат. Не е трудно. В общи линии ще им обясня защо това е важно и ще им дам някои конкретни техники, които могат да приложат веднага, така че да получат по-висока продуктивност без стрес.