Как да проведем по-ефективна среща?

Независимо дали комуникираме лице в лице, или онлайн, както стана практика напоследък, работните срещи могат да се окажат голяма загуба на време, ако не ги планираме и провеждаме разумно. Често сме чували участници в работни групи да се оплакват: „Каква загуба на време! Можех да свърша много повече неща, ако бях прекарал последните два часа зад бюрото си“. Проучванията показват, че над 70% от хората смятат, че си губят времето по време на срещи и дискусии. И все пак срещите могат да се направят по-ефективни. Съвети за това дава Дейл Карнеги в „Общуването като път към успеха“ („Колибри“):

1. Ограничете броя на участниците. Канете само когото е необходимо. Ако ограничим присъствието само до онези, които има с какво да допринесат по темата или ще участват в изпълнението на решенията, ще спестим времето на останалите и ще направим срещите по-кратки и продуктивни.

2. Подгответе дневен ред и се придържайте към него. Дневният ред е ключът към успеха или провала на едно заседание. Когато подреждате отделните теми, сложете по-сложните в началото. Тогава хората са все още свежи и могат ефективно да подхождат към задълбочените материи. Добре е дневният ред да се разпрати до всички участници поне три дни преди заседанието. Придържайте се плътно към него – теми, които не са част от него, не бива да се разглеждат.

3. Въвлечете всички в действието. Участниците трябва да бъдат стимулирани да се запознаят с дневния ред и да участват активно по точките му. Като водещи на срещата, задавайте въпроси и насърчавайте дискусията.

4. Не обсебвайте срещата. Ако имате нещо за казване, кажете го бързо, стигнете до същността и спрете, за да дадете възможност и на другия да се изкаже.

5. Приключете делово. В края на срещата обобщете резултатите от дискусията. Ако на някои от участниците са били възложени задачи, уверете се, че както те, така и останалите са наясно какво се очаква от тях и в какви срокове.

6. Съставете протокол. Не е необходимо той да представлява подробна стенограма от обсъждането , а само резюме на взетите решения по всяка от точките. Погрижете се копия от него да стигнат не само до участниците, но и до всички, които  са засегнати  от тези решения.