HR JOBS: Payroll & Administration Manager

Позицията Payroll & Administration Manager може да съществува както обединена, така и с разделени функции и подварианти. Исторически това са едни от най-старите задължения в отделите по човешки ресурси. Българското име съответства на „администриране на възнагражденията и персонала“. Едната голяма област включва изчисленията, администрирането и управлението на възнагражденията на служителите, а другата е – трудовите правоотношения, новоназначенията, промените и освобождаването на персона. Те имат и по-стари наименования, които често са свързани с негативен оттенък. Въпреки честото пренебрежение това си остава една от ключовите дейности и без тях управлението на персонала губи основната си връзка със законодателните и нормативни рамки на правоотношенията и данъчното третиране на възнагражденията.

Какви са съвременните разбирания за уменията на Payroll & Administration Manager-а, какви са отговорностите му, възнагражденията, които получават тези специалисти, и каква е най-честата им кариера, разказва Николай Николов – HR професионалист с дългогодишен опит, член на УС на БАУХ.

Какви са типичните изисквания за Payroll & Administration Manager-а (в България) и съдържащите се в него задължения?
Макар и с изключения, тук е важно формалното икономическо, счетоводно или дори финансово образование. Ако акцентът е поставен върху администрирането на персонал, понякога се търси дори юридическа правоспособност или административна квалификация. Търсеният опит е в познаването на данъчното и осигурителното законодателство, практическото му прилагане при обработка на възнагражденията и тяхното управление. Важно е познаването на специфични казуси, свързани с назначаване, освобождаване, промяна на правоотношенията на служителите. В доста големи компании е нужна навигация в колективното договаряне, браншовите специфики на работната сила. Освен да имат опит, специалистите по обработка на възнаграждения (ТРЗ) и администриране на персонала е нужно да следят всички актуални регулации и промени в данъчното и осигурителното законодателство (ЗКПО, ЗДФЛ, КСО и др.), наредбите за формиране на работната заплата (НСОРЗ, наредбата за минималните осигурителни прагове, НДОДТВ, наредбата за командировки и др.). Разбира се, да не забравяме КТ, наредба за трудовата книжка и трудовия стаж, Закона за ЗБУТ, наредбите за трудовите рискове, GDPR, ЕС директиви и още много.

За тези експерти са необходими и доста технически умения, свързани с ексел, софтуери за управление на персонал, възнаграждения, счетоводни програми.

При меките умения за тези хора са необходими точност и яснота на третиране на всяка професионална материя, недвусмислена и коректна комуникация с колегите и служителите, фокус върху данните и работата с тях. Разбира се, все повече се ценят уменията за комуникация, емпатия, подкрепа, клиентски умения за третиране на вътрешните клиенти и работа с мениджмънта на компанията. Да не забравяме, че освен да улесняват и обслужват персонала на фирмата, задачата на тези хора е да служат на мениджмънта на компанията и да следват техния интерес при възникнал спор или конфликт между служители и работодател. Дискретността и конфиденциалността са от най-важните качества, всъщност – необходими във всяка област на ЧР.

Дигитализацията в HR засяга най-много тази област и налага хората в нея да се квалифицират и усъвършенстват за работа в дигитална среда и да следят, дори да предвиждат новостите, които предстоят – електронни трудови досиета, дигитална трудова книжка, работа с електронни документи и идентичност.

Надежда Ласкова

Ръководител на отдел „Възнаграждения и администриране на персонала“ в tbi bank

Казвам се Надежда Ласкова и съм ръководител на отдел „Възнаграждения и администриране на персонала“ в tbi bank. Имам над 20 години опит в областта, като голяма част от тях са в банковия сектор. Трудовият ми път започна в съвсем друга сфера, но някъде там, в смяната на позициите, ми се наложи временно да поема отговорността за администрирането и възнагражденията на колегите ми – като временен и допълнителен ангажимент. Започнах от нулата, но пък за сметка на това с голямо желание. Първоначално се учих сама и с доста четене, впоследствие посетих и няколко обучения и ми стана интересно. Така временният ангажимент се превърна в постоянен вече 20 години.

За компании, за които служителското преживяване е приоритет, каквато е и tbi, работата на специалистите по възнаграждения и администриране е от ключово значение – чрез тяхната работа се формира доверието на служителя към работодателя. Специфичните изисквания за тази позиция са, че специалистите, които я заемат, трябва да имат задълбочени познания в трудовото и осигурителното законодателство, които непрекъснато да опресняват, като следят всички промени в динамичното ни законодателство. Също така трябва да са хора, свикнали да работят под напрежение и със стриктни срокове, тъй като при нас всички срокове са от първостепенно значение. И не на последно място трябва да имат добри комуникационни умения, за да могат да поддържат пълноценен диалог, от една страна, със служителите, от друга, с работодателя, а от трета – с представителите на различни институции.

Какви компании типично имат такива длъжности?
На практика всяка една фирма – от най-малката до най-голямата – обслужва и администрира трудови правоотношения и е работодател. Не всички обаче имат собствени служители, натоварени специално с функцията на Payroll & Administration. За малките компании често с тези задачи се занимава (главният) счетоводител или един специалист обслужва няколко свързани фирми. В зависимост от предмета на дейност и обема работа, един пейрол и административен специалист обслужва 70 – 80 души персонал, а в по-големите фирми с висока степен на автоматизация този брой достига до 150 души. Работата не е никак лека особено ако се спазват стриктно всички регулации, а текучеството на персонал е голямо. В големите корпорации често ролята е разделена и профилирана – веднъж на експерти по обработка и администриране на възнаграждения, отпуски, болнични и втори път – на администриране на персонала и правоотношенията, трудови договори, допълнителни споразумения, длъжностни характеристики, трудова медицина, щатни разписания, трудови казуси и др.

При малките новосъздадени компании и стартъпите тази роля най-често се изпълнява от външни партньори и доставчици, а вече дори и в големи фирми често е аутсорсната като строго специфична, професионална и изискваща голям ресурс от хора, експертиза, софтуер. Понякога тези админ. експерти биват натоварени и с други HR функции – подбор, обучения или други. По принцип често в строго регулиращите, дисциплиниращи и „подреждащи“ роли в HR-а е възможно да са в противоречие с „продаващите“, „обещаващи“, „приобщаващи“, „обслужващи“ функции на УЧР. Затова не е препоръчително да се изпълняват от един и същ човек, който може да бъде доведен до конфликт при защита на определен интерес.

За да функционира добре Payroll & Admin Manager-a, първо, е важно да има ясно място, структура и рипортинг. Мениджърът или екипът по администриране може да е директно подчинен на ръководителя на HR, но също така и на Главен счетоводител/Финансов директор. Заради недотам ключовата му роля и принос към бизнес резултатите той често е подценяван и дори неглижиран.

Варианти и наименования на Payroll & Admin експертизата според поставения в организацията акцент.

Екатерина Иванова

BPS Supervisor, Deloitte

Казвам се Екатерина Иванова от гр. София. През 2010 г. бях последен курс в УНСС, когато започнах работа в малка счетоводна фирма. Основното, с което трябваше да се занимавам, бе Payroll (пейрол), тъй като колегите извършваха счетоводното обслужване на клиентите ни. Payroll (пейрол) представлява цялостния процес на обработка и обслужване на информация, свързан с администриране на трудовите възнаграждения на служителите. Тъй като процесът е доста трудоемък и отнемащ време, голяма част от компаниите решават да делегират права на външна организация за извършването на тези дейности (outsourcing). Колегите ми имаха доста бегли познания в областта на Payroll и се наложи да се лутам в дебрите на тази област сама. Не мога да се оплача, тъй като по този начин придобих солиден опит и знания.

През цялото време не съм спирала да се интересувам от новостите в областта, както и от възникнали казуси, тъй като смятам, че самообучението е от съществено значение за всеки, който иска да бъде експерт в областта. А и от самото начало знаех, че това е нещото, с което искам да се занимавам. :)

От две години съм част от BPS екипа на Делойт България, който предоставя счетоводни и Payroll услуги на клиентите ни, на позиция BPS Supervisor. Голяма част от хората са с разбиране, че това е част от счетоводната дейност, но не мога да се съглася с това. От една страна, материята, която един добър Payroll специалист трябва да познава, е доста обширна, а също се променя постоянно и има доста срокове, които трябва да се спазват.

От друга страна, фактът, че изчисляването на възнагражденията е доста чувствителна за всеки служител материя, изисква прецизност и вникване в абсолютно всеки детайл, за да се избегне допускането на грешки. За един експерт в областта е особено важно да следи всички промени в трудовото, данъчното и осигурителното законодателство, както и да може да реагира адекватно при възникнала ситуация, тъй като често се случва да сме между институциите и работодателите. Но пък точно тази динамика прави професията интересна и вълнуваща.

Какво работи мениджърът или експертът по администриране и пейрол?
Позицията е строго оперативна и не предполага стратегически за бизнеса отговорности. Въпреки това тя е гръбнакът на обслужването на персонала и без нея служителите не могат да получат отчитане на своя труд, изплащане на заплатата, осигуровките и данъците си. Този служител се грижи за актуалността на информацията за персонала, касаеща трудови или граждански договори, персонал, нает по проекти за временна заетост, длъжности, лични данни, здравен статус, дипломи, сертификати и въобще цялостната документация (била тя и дигитална). Той поддържа и актуализира служителски бази данни, графици, работно време, отпуски, болнични, командировки в страната и чужбина, както и всякакви регулярни и извънрегулярни активности, свързани с режима на работа, присъствие и отсъствие от нея, грижи се за правилното начисляване на допълнителни възнаграждения с постоянен и извънреден характер – прослужено време, извънреден труд, бонуси, допълнителни придобивки и др. От него се извършва представянето на информацията за служителите пред НАП, НОИ и други органи на администрацията. Често от експертите по администриране се очаква да подготвят и изплащат възнаграждения по граждански договори, стажантски програми и др. От тях се очаква да осигуряват нужни документи и удостоверения на служителите за пред държавни органи, банки и всякакъв тип институции, да попълват трудови книжки. В тази структура са и отговорностите по въвеждане на промени в трудовото и осигурителното законодателство.

В по-големите дружества дейността се извършва от по-голям екип, често ръководен от мениджър по пейрол и администриране. Той обикновено е най-опитен от тях и отговаря за тяхното обучение, интеграция в екипа, поставянето на целите и следене на ключовите показатели за обслужване на персонала. В тези по-големи екипи е обичайно освен чисто административните и оперативни задачи да се извършват и определен обем аналитични дейности по отношение на заболеваемост, absenteeism, текучество, средносписъчен брой на персонала. Тук се извършва и интеграция на ИТ системите за управление на персонала с други управленски системи – счетоводни, контролингови и др. Обикновено в тези отдели се извършва и дейността по здравословни и безопасни условия на труд, инструктажи за безопасност, оценка на трудовите и професионалните рискове.

Не всички фирми имат такива обособени отдели. По-малките работодатели възлагат тази дейност на своя счетоводен отдел (счетоводител) или я ползват като външна услуга. Вече дори и значителен брой големи компании решават да изнесат тази относително рутинна, но обемна и отговорна работа към специализирани външни компании, притежаващи ресурс от специалисти, софтуер и експертиза да извършват голям обем подобни операции за множество свои клиенти. В някои фирми със съществуващ и специализиран HR отдел администрирането на служителите и изчисляването на възнагражденията е делегирано на счетоводния или финансов отдел, който работи в тясно взаимодействие с HR.

Лили (Лиляна) Панайотова

Съосновател на Грийн пат ООД, Пейрол ентусиаст, Обучител

Работя в сферата на HR операции и пейрол вече над 25 години. Моят старт в професията не беше обмислен и целенасочен, както се случва при младите хора днес, а бе случаен и стихиен. И независимо че не бях набелязала тази професия за мой професионален път, тя изненадващо и за мен ме запали с ентусиазъм и любопитство.

Повечето хора, които чуват за HR операции и пейрол, си мислят за много цифри зад екран на компютър, закони и като цяло за скучна дейност. И вероятно отчасти са прави, но аз виждам професията в друга светлина – задълбочени знания, сериозна практика, много четене и интерпретации, и казуси безчет. Знанията стават толкова специфични, че наистина малко хора ги притежават, което ги прави уникални и търсени. Като добавим към тях и дигитална обезпеченост, ако познаваме Excel в дълбочина, плюс разнообразни HR софтуери, от и към които черпим и предоставяме данни, то тази роля наистина става значима и рядко срещана. И така десетилетия по-късно професията за мен е призвание, а не работа.

Всеки ден научавам нещо ново и не спирам да се изненадвам. Паралелно успях да канализирам енергията си и завърших магистратура по управление на човешки ресурси в УНСС, а в момента уча втора магистратура в СУ „Свети Климент Охридски“ със специалност „Трудови пазари и развитие на човешките ресурси“. Вече споделих какво трябва да притежава един добър специалист в областта, но ако трябва да го обобщя, това са: неспирен интерес към новото без страх и притеснения, желание да се оптимизират излишните дейности, много четене и слушане.

Каква е кариерната пътека за такъв професионалист и какви хора заемат подобни длъжности, какво се случва като последващо развитие на такава роля?
Преди 20 и повече години дейността по администриране на правоотношения и изчисляване на възнаграждения заемаше основно място в дейността по човешки ресурси и отнемаше голяма част от ресурса, състава и силите на HR екипа. С навлизането на HR управленски ИТ системи и дигитализацията голяма част от тази работа се автоматизира. Нещо повече – освен работата на ТРЗ служителите се автоматизира и контактът на всички служители с HR. Те вече могат през модули за самообслужване сами да генерират различни свои записи, да актуализират свои лични данни, да заявяват отпуски, да подписват документи и др. От друга страна, регулациите на трудовото и осигурителното законодателство се увеличават и това натоварва работодателите с повече отговорности по поддържане на регистри, справочна информация, които се извършват от специалистите по администриране и пейрол.

Въпреки всичко това интересът на млади специалисти към тази дейност продължава да е голям и много от тях се насочват към нея. Вероятно ги привлича относително ясният регламент, следването на правила и процедури, работа с документация, HR информационни и управленски системи. Все пак човешкият труд в България продължава да поскъпва и много работодатели се опитват да повишат вътрешната ефективност на екипите си и да интегрират функциите на пейрол и админ. експерти с други HR дейности към т. нар. HR Generalist роли. Аз го наричам „универсалният HR специалист“. Това, освен че натоварва, разнообразява работата на специалистите по човешки ресурси, защото относително рутинната работа на чист администратор бързо омръзва на динамичните и по-творчески настроени професионалисти.

Най-често мениджъри по администриране, пейрол и HR Generalist-и стават икономисти, счетоводители и общи специалисти по бизнес администрация. Почти всеки голям университет има специалност по УЧР. За да стане Generalist, човек освен образование трябва да придобие поне 1 – 2 години практически опит, което става или чрез стажантска програма, или чрез работа в счетоводна къща. Вътрешната ротация на пейрол специалистите често минава първо през позиции по подбор на персонал (все още най-масови) – след като поработят с интензивни контакти извън компанията, те се обръщат към вътрешна работа основно със свои служители.

Относително рядко в администрирането попадат хора от специалности „Управление“, „Психология“, „Социология“. Възможно е преминаването на експерт от една компания в друга на същата длъжност само заради по-добри условия на работа. Такъв експерт се задържа относително дълго на едно работно място спрямо всички HR роли. Развитието, което те търсят и получават, е в рамките на една и съща компания – от специалисти стават експерти и започват да ръководят екип. Възможна следваща стъпка е да получат отговорности на comp & ben, а след определен брой години дори и да оглавят HR отдела. Относително рядко срещано е пейрол и админ. специалист в HR да потърси нова кариера в подбор и обучение. Някои го правят като допълнителна функция на Generalist, но като цяло това е трудна и изтощителна работа за тях. На ниво корпоративна група или регион пък е възможно Payroll Manager-а да получи отговорност да управлява аналогичните процеси в няколко държави или на ниво група от България, но рядко с релокиране в друга държава. Тук трудността идва от различните системи на трудово законодателство и социално осигуряване в различните държави.

Уместно е да отбележим и още един вариант на кариера – центровете за споделени услуги в България. Голяма част от тях освен централизираните функции на финанси, счетоводство, прокюрмънт, включват и администриране и пейрол на служители в различни дружества на една международна компания или изнесени услуги на чуждестранни корпорации в България. В този случай поради законодателна и осигурителна специфика на всяка държава се търсят хора с владеене на конкретен език и се обучават в местните специфики на съответното регионално законодателство. След като приключат с тази работа, рядко тези специалисти продължават да се занимават с пейрол в България.

Какви възнаграждения са типични и в какви рамки варират те за различните индустрии, локации и бизнеси?
В големите компании с обособен Payroll & Admin отдел възнагражденията на ниво стажант/младши специалист обикновено започват в интервала от 1600 – 1900 лв. бруто. Работата е доста еднообразна и ясно регламентирана, канализирана. Така тя сериозно се различава от очакванията и нагласата на студентите. Друг възможен старт на кариерата е като стажант и впоследствие младши специалист в счетоводен офис или агенция за временна работа. Понякога офис администратори или рецепционисти получават отговорности и впоследствие поемат задачи по администрация на служителите, контакт с външни счетоводители или вътрешна роля. Желаещите тази кариера трябва да се подготвят, че заплатите не растат бързо и не достигат максималните възможни за HR професионалист. За 2 – 3 години възнаграждението без промяна на работодателя, достига до 1800 – 2500 лв. бруто. За senior ниво на един такъв експерт можем да говорим, когато той е обслужвал поне 200 – 300 души персонал и е минал през стандартните трудови договори, през воденето на няколко различни дружества, сумирано изчисляване на работното време и други специфични задачи. В зависимост от индустрията и компанията възнаграждението за ниво старши специалист/експерт може да достигне до 3000 – 3600 лв. на месец. А с придобиване на титлата Payroll Manager или аналогична, както и опит от 5 – 8 г. заплатата претърпява развитие до 4500 – 5500 лв. Ръстът на доходите може да продължи и до 5000 – 6000 лв. за роля, базирана в България, но с отговорности за повече от 1 държава или пък за в център за компетенции или изнасяне на HR процеси на групово ниво. Тук рядко имаме корпоративен трансфер в друга държава, като предпочитанията на корпорациите са да залагат на местни професионалисти.

Няколко думи и за доходите на payroll & admin експертите, които работят самостоятелно или на свободна практика (freelance). При тях доходите варират широко и са обект на индивидуално договаряне. Често срещано е такъв специалист да работи някъде постоянно и да има още няколко допълнителни работни места почасово или на хонорар. При варианта на работа за счетоводна къща или агенция не можем да говорим за високи доходи, тъй като услугите в този сегмент са силно конкурентни, с настиск за ниски цени и работодателите не могат да си позволят високи заплати и отлични условия на труд. Опцията за дистанционна работа, от дома или хибридно е малко вероятна заради естеството на работа. Така че е препоръчително да работите това само ако сте уверени в желанието за такава кариера и желаете да инвестирате поне няколко години, за да усвоите умения и практически познания.

Как се намират подобни хора?
Липсата на кадри е почти универсална и засяга и този сектор. Специалистите по пейрол и администрация са доста на брой, но и се търсят. В много случаи е добър вариант да инвестирате 1 – 2 години в обучение и изграждане на такъв от нулата особено когато говорим за съществуващ екип и още колеги с аналогичен опит. Друга възможност е да го привлечете директно или чрез обява. Можете да наемете някого със счетоводен опит на свободна практика или да наемете такъв специалист чрез агенция за лизинг на персонал. Винаги съществува и вариантът да наемете външна обслужваща фирма и да изнесете тази дейност извън вашия бизнес.

Как поддържат квалификацията си?
Едно от най-често срещаните отворени обучения е за ТРЗ, администриране на служители и обработка на възнаграждения. Курсовете са относително евтини. За да имаме завършен специалист обаче, е нужно и да се натрупат чисто практически опит и различни казуси. За да е добър един професионалист, е нужно много четене на нормативни документи и следене на промените, актуализация на познанията поради честите промени в трудовото и осигурителното законодателство. Относително вероятно е да попаднете на специалист, който не владее свободно или въобще не ползва английски или друг чужд език. Вариантът отново е да се инвестира в обучение или да се предвиди по-висок разход за човек с езикови умения.

Професионално обучение за администриране на персонал и възнаграждения можете да намерите в програмата на Тренинг академията на БАУХ, където има такъв модул. В програмите за квалификация на CIPD, HR Certification Institute (HRCI) или Society for Human Resource Management (SHRM), за съжаление, няма да намерите конкретика по отношение местно законодателство и специфики и следователно са препоръчителни за специалисти с дългогодишен опит и само за надграждане на квалификацията.

Как може човек, който работи друго, да стане такъв?
Рядко срещано е някой относително квалифициран специалист да желае да се зарови в администрирането на персонал и възнаграждения. Все пак съм срещал и немалко HR административни специалисти да са се озовали след работа като медицински сестри, учители, чиновници и какви ли не още. И това не пречи да станат добри в професията си, да споделят опит с млади свои колеги. Моят съвет, преди да изберете тази професия, е добре да си поговорите с такъв специалист, той да ви разкаже (и дори да покаже) естеството на работата си, за да сте наясно с какво се захващате и какво може да последва от този професионален избор.