вторник, 12 ноември 2019   RSS
    Барометър | Региони | Компании | Лица | Назначения


    2024 прочитания

    Как да организираме ефективна работна среща?

    Кои са най-честите грешки, които се допускат при организирането на работни срещи и има ли правила за провеждането на ефективни дискусии в офиса, разговаряхме с Теодора Тодорова - съосновател на bTalks Agile
    31 октомври 2019, 15:45 a+ a- a

    На всеки се е случвало да присъства на работна среща, която след това да определи като безсмислена и загуба на време. Често срещите се проточват излишно дълго, а някои от присъстващите нямат представа защо изибщо са там. 

    Как да организираме ефективна работна среща? С този въпрос се обърнахме към Теодора Тодорова, която е съосновател на bTalks Agile - консултантска компания за Agile обучения и coaching, чиято мисия е да помогне на хората да възприемат Agile мисленето и да оптимизират процесите си чрез прилагане на Agile практики. Попитахме я кои са най-честите грешки, които се допускат при организирането на работни срещи и има ли правила, които биха ни помогнали да организираме работните срещи така, че да бъдат максимално ефективни и полезни за всички, които участват в тях.

    Г-жо Тодорова, кои са най-честите грешки, които компаниите допускат, на база на Вашия опит?
    Най-честите грешки са провеждането на срещи без конкретна причина. Особено разпространено е някаква среща, която се случва на определен интервал от време – например всяка седмица или две. Хората отиват на тази среща по навик,   говорят се едни и същи неща отново и отново и в крайна сметка нищо не се променя.

    Предполагам, че на всеки се е случвало да присъства на работна среща, която след това да определи като безсмислена и загуба на време. Трябва ли да очакваме всеки път от дискусията ни с колегите конкретен краен резултат, така че накрая да я определим като полезна?
    Определено да. Крайният резултат може да е обмяна на някаква конкретна информация, но това трябва да се знае предварително и срещата да протича фокусирано около предварително дефинирания краен резултат и в края да го отчетем като постигнат.

    Колко трябва да е продължителна една работна среща? Има ли време след което хората вече са непродуктивни и е по-добре да се насрочи нова дискусия, за друг ден? 
    За срещите важи правилото – колкото по-кратки, толкова по-добре. Според мен срещи над един час вече започват да губят фокус и участниците са разсеяни.

    Случва се на срещи понякога да присъстват много хора и някои от тях да не са запознати с темата или изобщо да не вземат отношение. Как да се подготвят всички за срещата? Какво можем да направим, за да помогнем на колегите?
    Срещите винаги са инициирани от някого и той е отговорен за това всички да са информирани за целта на срещата, да знаят какво да подготвят, за да допринесат с присъствието и участието си на срещата. В някои компании има длъжност, която е отговорна за това да помага за организирането и провеждането на ефективни срещи, т.нар. фасилитатор. Неговите отговорности са да обучава хората какво означава ефективна среща, да им помага в подготовката и провеждането на самата срещи.

    Има ли оптимален брой на хората, които да присъстват? Трябва ли всеки, който присъства да вземе отношение по някакъв начин?
    Лично аз съм присъствала на срещи, където 2-3 човека дискутират някаква тема, накрая взимат решение и моето присъствие по никакъв начин не е допринесло за крайното решение. Меко казано съм се чувствала, че просто съм си изгубила времето. По мое мнение наистина всички, които присъстват, трябва да вземат участие и да изкажат мнение. Среща с над 10 присъстващи наистина би се проточила ужасно много. 

    Ако мениджърът, който организира срещата, е авторитарен и трудно приема критика или дори по-различно мнение, как хората от екипа му е най-добре да подхождат по време на срещи, за да изразяват позициите си?
    Наистина труден въпрос, защото всяка организация и хора са строго специфични и няма как еднозначно да се подходи към толкова деликатна ситуация. В днешно време ми е трудно да повярвам, че все още има такъв тип мениджъри. При комуникацията с подобен тип хора бих препоръчала да се говори с факти, тогава намаляваме шанса да останем погрешно разбрани.

    Ако имаме в екипа човек, който непрекъснато взема думата и говори продължително, как деликатно да му вземем думата?
    Случавало ми се е, и то не един път. Много е важно, когато си в ролята на лидер да направиш така, че всички хора да имат еднакви възможности да изразят позициите си. В този случай използвам концепцията на „time-boxing”, при която всеки присъстващ има определено време да се изкаже и налагаме правилото да не се прекъсваме. Когато хората бъдат предварително помолени да спазват определен етикет по време на среща, нещата се получават. Проблемът най-често е в неизградено споделено разбиране за това какво се очаква от нас и понеже хората са различни, за всеки нормите на поведение са различни.

    Какво съветвате Вашите клиенти - как срещите ни да са наистина полезни и да не се превръщат в губене на време?
    Няколко прости правила, които трябва да се спазват преди, по време на и след срещата. Преди срещата предварително дефинирайте крайния резултат, който искате да получите. Информирайте всички относно причината за провеждане на срещата. Разпишете точка по точка какво ще се дискутира, за да постигнем крайния резултат. Нека всеки участник е наясно каква е причината за неговото присъствие и нека предварително да се подготви за срещата. По време на срещата много стриктно се придържайте към предварително дефинирания дневен ред и следете за това, хората да са фокусирани и присъствието им да не е само физически. След срещата се запитайте – постигнах ли това, което исках с тази среща, изпратете кратко обобщение за това какво е решено по време на срещата и направете кратка ретроспекция сам за себе си – какво мога да подобря следващия път.

     

    Нагоре
    Отпечатай
     
    * Въведеният имейл се използва само за целите на абонамента, имате възможност да прекратите абонамента по всяко време.

    преди 15 часа
    Модис разширява екипа си в Пловдив
    Компанията планира и съвместна работа с висшите учебни заведения и гимназиите, профилирани в изучаването на чужди езици и ИТ
    преди 15 часа
    Великобритания избегна рецесия
    Икономиката на кралството расте с най-ниския си темп от почти 10 години насам
    преди 16 часа
    2020г.: България ще може да доставя втечнен газ от САЩ, Катар, Кипър, Египет, Азербайджан
    Ще се обсъди изграждането на път между Александруполис и Димитровград
    преди 18 часа
    Повече българи са пътували в страната през септември
    Приходите от нощувки на българи се увеличават с над 10%, отчита националната статистика
    преди 19 часа
    Alibaba с продажби за $23 млрд. за 9 часа
    Китайската платформа за електронни продажби отчете нов рекорд в Деня на необвързаните
    преди 19 часа
    Ево Моралес подаде оставка
    След 14 години на поста боливийският президент заяви, че е жертва на „цивилен преврат“