Първите дни в Telelink Infra Services

Снимка: Мария Рупанова – Human Resources Expert в Телелинк Инфра Сървисис

В рубриката на Economy.bg „Първите дни в...“ HR професионалисти от водещи компании в България разказват какъв е процесът на въвеждане на нови служители. Как се случва и колко време е периодът по онбординг, какво да очакват новопостъпилите в своя първи работен ден и как компанията подпомага успешната адаптация на новите си колеги?

„Настоящите и потенциални колеги в Телелинк Инфра Сървисис са привлечени от възможността да са част от реализацията на общественозначими проекти, работейки за организация, ориентирана към грижата за служителите си и предлагаща възможно най-добри условия за развитие в сферата, oсъществявайки каузи чрез технологии. Първото впечатление, което компанията оставя в новите служители, е от най-съществено значение и затова е важно да се затвърдят добрите представи във всички етапи от селекция през процеса на назначаване, въвеждане и представяне в организацията”, споделя Мария Рупанова – Human Resources Expert в комппанията. Научете повече за процеса по въвеждане на новите служители в Телелинк Инфра Сървисис от Мария.

Мария, разкажете ни какво да очаква Ваш нов колега в първия си работен ден в компанията?
Онбординг програмата ни е огледало на цялостния процес на работа в компанията и включва поглед и оценка на всички значими аспекти. Постарали сме се да я създадем и надграждаме постоянно, целейки:
• културна интеграция. Още на ниво подбор на нови служители се стараем максимално да представим фирмената култура и пренесем чувството за единство, сътрудничество и споделена цел.
• представяне на цялостна програма за въвеждане на служителите. Тя обхваща важни аспекти като фирмена култура, ценности, процеси и инструменти. Пoдробно разписаните стъпки гарантират, че служителите получават необходимите насоки и ресурси, което им позволява да се интегрират безпроблемно в своите роли и да допринасят значимо за организацията.
• ангажираност на служителите. Програмата се фокусира върху насърчаване на ангажираността на служителите от първия ден, следвайки конкретните стъпки, през които трябва да преминат.
• първият ден да стартира с административно разписване на документи, презентиране на структурата и бизнеса на компанията, запознаване с екипите, представяне на ментор, ориентиране в офиса и т.н.
От самото начало на преживяването на новите служители в екипа се стремим да покажем по правилен и ефективен начин кои сме, и да ги предразположим да се припознаят в нашите мисия, визия и ценности.
Програмата ни за въвеждане на нови служители има за цел да осигури единен и последователен процес.

След приемането на предложението всяко едно ново попълнение в семейството на ТИС, получава Welcome mail, в който компанията изказва истинското си вълнение, че новият служител ще се присъедини към екипа и получава детайли за процеса по назначаване и въвеждане. Мейлът съдържа:
• детайлна информация за необходимите документи, които трябва да подготвят;
• съобщение с покана за отговор на въпроси за изготвяне на вътрешно представяне;
• програма за първия работен ден, която съдържа и линк към специално изготвен Pre–Onboarding сайт с информация, с която да се запознае всеки новопостъпил служител и да получи всички детайли какво го очаква.

В колко часа и къде ще започне работният му ден и кой ще е първият човек, с когото ще се запознае?
Обикновено първият човек, който посреща в нашия офис новия член на екипа е офис асистент или представител на нашия екип „Човешки ресурси“. Стартираме в 09:00 ч. и преминаваме през плануваните за деня теми и дейности. Следващият човек, с когото ще се запознае новият колега, е неговият ментор.

Как подпомагате новия служител да се чувства добре дошъл и интегриран в екипа и организацията?
В първия работен ден запознаваме новия колега както с екипа, така и с колегите от цялата организация. Организираме срещи в първите дни с ключовите хора и екипи в компанията, с които ще е свързана пряката работа на служителя.
Всеки новопостъпил служител има подготвен пакет за добре дошъл с брандирани материали и аксесоари, който го очаква на работното му място. Всички нови колеги имат достъп до специално създаден Onboarding сайт с подробна и полезна информация с цел по-лесно ориентиране в структурата, екипите, културата на компанията, работните групи, социални придобивки, политики, процедури и предстоящи събития.

Ние от екип „Човешки ресурси“ сме част от процесите преди първия работен ден, на самия ден и от целия му кариерен път в организацията и именно затова сме разпознати в организацията като „екипът, който слуша внимателно и говори на езика на всички служители в компанията“.
През първата работна седмица:
• oрганизираме кратка индивидуална среща, за да разкажем и дадем повече информация за мисията, визията и ценностите на компанията;
• запознаваме новия колега с мениджмънт екипа на компанията.
Разказваме и организираме индивидуални срещи с ръководители на отдели с повече детайли за дейността на различните отдели и къде би могло да се получи застъпване на отговорности или работа по съвместни проекти. Като подчертава значението на връзката и принадлежността, Телелинк Инфра Сървисис гарантира, че новите служители се чувстват добре дошли, ценени и свързани с компанията.

Спрямо различните позиции/отдели какви обучения преминават новите служители?
Началното обучение не е само въвеждане в позицията, това е първото впечатление, което компанията оставя в новия си служител. Затова е жизненоважно да се затвърдят добрите представи, на база на които новият член на екипа е решил да приеме офертата по време на интервюто.
За по-добро и плавно въвеждане на новите хора в организацията съставяме план с няколко основни обучения, които да бъдат преминати в рамките на първите седмици. Това обикновено са обучения, свързани с по-лесна ориентация в процесите, вътрешнофирмени политики и процедури, касаещи HR, IT и финансово-счетоводните дейности.
Всяко следващо обучение е адаптирано към конкретните нужди и задачи на новите служители, за да бъде максимално ефективно и полезно за тяхното бързо и успешно интегриране в компанията.

Кои са участниците от страна на компанията в процеса на онбординг и каква е тяхната роля?
Въвеждането на новите колеги е постепенен процес и е важно за нас като организация да бъде ясен и планиран. Затова създаваме с мениджърите индивидуални програми за всеки нов член на екипа.
Ролята на HR екипа е изключително важна от самото начало. Нашата функция е подкрепяща по време на цялото преживяване на служителите в компанията, започвайки от правилната ориентация и преминавайки през всички последващи процеси.
За плавното навлизане и бързото адаптиране ключова роля има така нареченото buddy – или ментор, който оказва съществено влияние за качественото запознаване с принципите на работа в отдела. Разчитаме на нашите професионалисти, че ще бъдат непрестанна опора и ще напътстват новите попълнения в работните задачи. Постижение за нас и положителен сигнал е винаги, ако новият служител чувства своя ментор като „професионален приятел“. Важно е за нас двамата да говорят на един език, да имат допирни точки и дори общи интереси. Така въвеждането е много по-успешно, по-бързо и по-безболезнено за новия колега. 

Какви са инструментите и ресурсите, които предоставяте на новите служители, за да им помогнете да се адаптират по-лесно?
Всички колеги получават достъп до вътрешната ни система за комуникация, където могат във всеки един момент да се запознават с информация за компанията, отделите, структурата, новини, кампании и др. За целта сме разработили вътрешнофирмен сайт – TIS Onboarding, изцяло насочен към въвеждане на новите колеги в компанията.
За пълноценното и ефективно проследяване на процеса на въвеждане имаме изготвени форми за обратна връзка както следва:
• Обратна връзка за процеса по въвеждане на нов служител в ТИС (след 1-вия месец в компанията)
• Обратна връзка след изтичане на изпитателен период (след 6 м.).
Те служат за измерване на удовлетвореността на двете страни и дават поглед доколко е ефективен процесът и какво може да се подобри. Формите се изпращат на всички служители при съответните срокове.

Колко време обикновено отнема целият процес на онбординг, включително подготовката и обучението?
Компанията има дългосрочна програма за въвеждане на нови служители. Това е стратегически процес за нас, който продължава поне 6 месеца и е от изключително значение за лесното приобщаване и бъдещите общи успехи.

Какви предизвикателства срещате най-често в процеса на онбординг и как се справяте с тях?
Справянето с предизвикателствата при въвеждане на нови служители изисква балансиран подход и фокус върху индивидуалните им нужди, както и ефективните процеси и ресурси, които компанията предоставя.
Новите служители често са претоварени с голямо количество информация за кратко време, което може да доведе до объркване, затова е добре поетапното навлизане, като се дава възможност на служителите да усвоят всяка част, преди да продължат с нови задачи.
Ние в Телелинк Инфра Сървсисис насърчаваме култура на подкрепа и взаимопомощ, където новите служители се чувстват комфортно да задават въпроси и да търсят съдействие при нужда.

Как измервате степента на готовност за работа на новия служител и приобщаването му към екипа?
Създаването на пълноценна работна среда, която насърчава представянето и развитието на служителите, е от решаващо значение за успеха на компанията. Така не само се повишава производителността, но и удовлетвореността и задържането на служителите.
Измерваме ефективността на програмата чрез пряката обратна връзка на служителите от формите, както и чрез дългосрочните резултати, които наблюдаваме в работната среда.
Програмата за въвеждане на служители спомага за постигането и на дългосрочни резултати, сред които:
• Задържане и ангажираност – програмата ни се фокусира върху създаването на положителна и подкрепяща работна среда, което подобрява процента на задържане на служителите. Когато служителите се чувстват добре дошли, подкрепени и ангажирани от самото начало, е по-вероятно те да останат в организацията, което намалява движението на персонала и поддържа квалифицирана работна сила.
• Продуктивност – добре разработената програма за въвеждане помага на новите служители да навлязат бързо в работата, като намалява времето за ориентация, запознаване и адаптиране. Съответно по този начин допринасяме за цялостната оперативна ефективност и по-бързото постигане на бизнес целите.
• Съответствие с организационните ценности – чрез включването на мисията, визията и ценностите на организацията в процеса на въвеждане в работата новите колеги придобиват ясна представа за културата и целите на Телелинк Инфра Сървисис, което допринася за по-сплотена работна среда.
По-добро представяне на служителите на база компетентностен модел – програмата за въвеждане предоставя на новите служители необходимото обучение, ресурси и менторство от опитни колеги, което поставя стабилна основа за тяхното бъдещо професионално развитие и повишаване на експертизата в компанията.

Какво бихте посъветвали Ваш бъдещ служител – как да се подготви за първия си работен ден във Вашата компания?
Първият работен ден е вълнуващо начало, изпълнено с нови възможности и преживявания. Нека всички да се подготвят с отворено сърце, позитивна нагласа и мотивация, да си позволят да се потопят в този нов опит с всичките си чувства и емоции, да се запознаят с ценностите на организацията, от която са избрали да станат част, и уверено да продължат напред!

Какви придобивки предлага Telelink Infra Services вижте тук

Вижте профила и актуалните позиции за работа и стаж на „Телелинк Инфра Сървисис“ EАД в JOBS.bg

Вижте още от рубриката ПЪРВИТЕ ДНИ В... 

Първите дни в Агенция за контрол на просрочени задължения
Първите дни в Ozone
Първите дни в Региоком България
Първите дни в Appolica
Първите дни в SiteGround
Първите дни в TechPods
Първите дни в Schneider Electric
Първите дни в tbi bank
Първите дни в Anthill
Първите дни в Constructor
Първите дни в Amusnet
Първите дни в Ментормейт
Първите дни в CluneTech
Първите дни в ПОК Доверие
Първите дни в BILLA България
Първите дни в Proxiad SEE
Първите дни в Coherent Solutions Bulgaria
Първите дни в Milestone Systems
Първите дни в Progress
Първите дни в Delta Source
Първите дни във Фрапорт Туин Стар Еърпорт Мениджмънт
Първите дни в StorPool
Първите дни в Еником М и Каре България
Първите дни в DataArt
Първите дни в Arco Real Estate
Първите дни в Blankfactor
Първите дни в А1 България
Първите дни в NOTO
Първите дни в Технополис и Практикер
Първите дни в KFC/Самекс
Първите дни в Kaufland България
Първите дни в Аурубис България