Как да съобщим лоша новина на служител?

Никой не обича да влиза в ролята на лошия вестоносец, но понякога това е неизбежно. Какви стъпки бихме могли да предприемем така, че съобщаването на неприятна новина на служител да бъде съпътствано с най-малко усложнения и неприятни емоции?

Ето какво сподели по темата пред екипа на Economy.bg Анна Кастрева, ПР директор в една от водещите ПР агенции в България New Moment:

„Лошата новина е, че съобщаването на лоша новина не е изолирано събитие, през което минаваме с цената на един неудобен разговор. Ефективната вътрешна комуникация е процес, който изисква анализа, подготовката и действието, което прилагаме в комуникация с т.нар. външни публики. Плюсът е, че познаваме публиката поименно, минусът е, че именно заради това не си даваме сметка колко малко всъщност знаем за хората пред очите ни.

Подготовката за съобщаване на негативна новина е от изключително значение за избягване на потенциални кризисни ситуации. Служителят е носител на информация и има силна връзка с останалите хора от екипа. Необмисленият и непреценен подход към един може силно да повлияе върху останалите служители, което пък се отразява на работния процес и качество.

„Лоша новина” има много значения и зависи от ситуацията. Лоша за кого – за компанията, което в крайна сметка пак се отразява на служителя или се отнася само за служителя и неговата роля в организацията? При всички случаи има няколко прости и честни стъпки, които могат да помогнат.

Една от тях е директният и открит подход. Лошата новина, от каквото и естество да е, е добре да бъде споделена в лична среща, не по телефона или в писмена кореспонденция. Личната среща ни дава обратна връзка и от невербалната комуникация и е бърз метод за превантивна навременна реакция. А и в крайна сметка е въпрос на интелигентно отношение и уважение.

Желателно е да сведете до минимум предварителното изтичане на информация. Служителят трябва да научи лошата новина от един-единствен човек. В противен случай може да настъпят интерпретации, които първо ще повлияят емоционално и може да насочат мислене в неподходяща посока, в крайна сметка и до неефективност.

Създайте контекст. Самото съобщаване е само част от процеса. Добрият мениджър би следвало да пресъздаде голямата картина, процесите в нея и да създаде разбиране у отсрещния човек. В разговора трябва да влязат причините, поради които се е стигнало дотук, както и възможните последствия и решения на ситуацията, ясна картина за възможни сценарии, които произлизат от лошата новина.

Превърнете лошата новина в средство за мотивация. Силно разпространено твърдение, недостатъчно използвано и разбрано. До голяма степен зависи от стратегията за вътрешна комуникация и от способността за гъвкаво мислене на мениджъра. Да мислиш в перспектива е една от ключовите характеристики на силния лидер, затова от него зависи обръщането на гледната точка.

В крайна сметка, изборът на подход зависи от това, което искаме да постигнем. Нямаме пълен контрол над действията на останалите, но имаме над собствените си. Доказано персонализираният подход винаги води до по-добри резултати.”