Как да се аргументираме писмено?

Официалната писмена комуникация винаги е играела ключова роля в бизнеса. Разбира се, тя е свързана с необходими умения за добра аргуметация. В книгата „Как да спорим“ (Locus) Джонатан Херинг, изтъкнат адвокат с богат практически опит в полемиката, изброява някои от основните правила, които можем да приложим при писането на имейли: 

1. Пишете ясно. Помнете, че е по-важно да се изразите ясно, отколкото да звучите умно. Няма нужда да използвате дълги и сложни думи само защото пишете. Не бъдете многословни.

2. Използвайте правилен правопис и граматика. Все пак не забравяйте, че не пишете писмо на учителя си по български. Ако се наложи, предпочетете яснотата пред граматиката.

3. Обмислете внимателно встъпителните си думи. Често читателите решават да прочетат внимателно или само да прегледат даден доклад, въз основа на началните редове. Имате нужда от нещо, което да грабне вниманието и да убеди насрещната страна, че е важно да прочете написаното.

4. Бъдете кратки. По-вероятно е някой да прочете резюме от една страница, отколкото документ от петдесет. Не забравяйте, че десетте Боже заповеди съдържат едва 156 думи. Много неща могат да се кажат накратко.

5. Използвайте подточки и абзаци, за да отделяте аргументите си.

6. Използвайте деятелен залог. Изречението: „Считам, че е най-добре да се подходи внимателно“ би могло да се предаде по-добре с: „Мисля, че трябва да подходим внимателно“, или още по-добре: „Трябва да подходим внимателно“.

7. Прочетете целия аргумент, след като го напишете. Представете си, че сте отсрещната страна, която го чете.

Електронната поща е прекрасен начин за общуване с хора. Тя е бърза и удобна, но може да бъде и опасна.  На всеки от нас се е случвало да изпрати някой гневен имейл и малко по-късно да съжалява. Или сме препрочитали някой имейл, изпратен предишния ден и сме се учудвали от проявената нелюбезност.  Ето няколко полезни съвета как да избегнете това: 

- Ако пишете гневен имейл, най-напред го изпратете на себе си. Прочетете го отново, но от друг ъгъл. Как бихте се почувствали, ако получите такъв имейл? 

- Ако не сте сигурни дали някой имейл е прекалено агресивен, той почти със сигурност е такъв. По-принцип се изразяваме много по-остро, отколкото предполагаме.

- Не забравяйте, че от другата страна има реален човек – бихте ли се радвали да му кажете това в очите?

- Защо не изпратите чернова на имейла на някой приятел или колега, за да направи коментар? 

- Това, че някой е бил груб с вас, не означава, че трябва да му отвърнете със същото.

- Утрото е по-мъдро от вечерта.

След като сте написали дадено писмо или документ, проверете дали можете да го напишете отново, като използвате наполовина по-малко думи. Ако получите писмо, на чиято яснота се възхищавате, разгледайте го и вижте дали можете да се поучите от него. Кое е онова, което го прави толкова ефективно?