В БОРИКА дигиталното администриране обхваща всички над 400 служители, спестихме до 30% от разходите, наблюдаваме все по-засилен интерес от фирмите към решението ни – Емилия Иванова, Ръководител отдел „Човешки ресурси“, пред Economy.bg
Електронното трудово досие и дигитализацията правят традиционните взаимоотношения служител – работодател много по-лесни и удобни. Като доставчик на удостоверителни услуги БОРИКА реализира специален проект за внедряване на електронно трудово досие в своята практика. Използването му изцяло дигитализира трудовоправните документи – тяхното създаване, администриране и архивиране. Разработената система за електронно трудово досие напълно покрива нормативните изисквания и създава правно спокойствие и за двете страни – работодател и служител. Проектът е подходящ за внедряване от всякакъв тип компании в страната, без значение от тяхната големина и локация.
Какви са ползите и предизвикателствата за компаниите и служителите от внедряването на система за електронно администриране, как БОРИКА въвежда електронно трудово досие за собствените си служители, за какъв тип компании е подходящо решението на БОРИКА и в колко компании вече е внедрено то – тези и други въпроси коментирахме с Емилия Иванова, Ръководител отдел "Човешки ресурси" в БОРИКА.
Г-жо Иванова, какво решение предлага БОРИКА за електронно трудово досие? Какво мотивира създаването му?
Преди всичко бих искала да направя едно уточнение – БОРИКА не предлага електронно трудово досие. Ние сме доставчик на удостоверителни услуги, които могат да бъдат интегрирани в системите за човешки ресурси, част от които е и електронното трудово досие (ЕТД). Чрез тази интеграция се оптимизират и дигитализират HR процесите по подписване и администриране на персонала, като се гарантира пълно съответствие с изискванията на Наредбата за електронното трудово досие, Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги, както и Европейския регламент за електронна идентификация и удостоверителни услуги. Интеграцията може да се направи с всяка една система за човешки ресурси, която се ползва в момента от компаниите в страната.
След направения от нас анализ установихме, че БОРИКА, като доставчик на удостоверителни услуги, предлага услуги, които напълно покриват изискванията на Наредбата за електронно трудово досие. Това са електронна идентификация, електронно подписване на документи с квалифициран електронен подпис – хардуерен или облачен, услугата за удостоверяване на време, т.нар. Time Stamp, услуга за архив на електронно подписани документи. Допълнително въведохме и някои нови функционалности като автоматизирано делегирано подписване, групово подписване на документи, както и отдалечен онбординг на нови служители.
Какви са предимствата му за работодатели и служители?
Използването на удостоверителните услуги в електронното трудово досие изцяло дигитализира трудовоправните документи – тяхното създаване, администриране и архивиране. От гледна точка на работодателя отпада необходимостта от разпечатване на документите на хартия, поддържането на физически архив в специално помещение и произтичащите от това допълнителни изисквания. Отпадат също редица логистични разходи, които при компании с множество офиси и хибриден модел на работа, могат да са значителни. В резултат на автоматизацията се спестява време в работата на HR администраторите като се редуцират рутинни дейности – те успяват лесно да търсят и актуализират данните на служителите, администрират различни процеси с минимални усилия. Особено ценни за работодателя са функцията за групово подписване, чрез която се преглеждат и потвърждават документите на един екран и чрез еднократно действие, както и функцията автоматизирано делегирано подписване на документи. Чрез автоматизираното делегирано подписване работодателят не е необходимо да заделя време, за да подпише всеки един документ, а това се извършва автоматично/сървърно. Държа да подчертая, че процесът не е безконтролен, а се случва само при преминати всички съгласувателни стъпки на процедурите на компанията.
Важно предимство за работодателите е и възможността за онбориднг на новите служители изцяло дистанционно. С помощта на електронната идентификация и проверки в електронните регистри БОРИКА получава необходимите данни за подготовка на трудовия договор и длъжностна характеристика на новоназначения служител. Служителят подписва дистанционно документите, чрез облачен квалифициран електронен подпис, издаден от разстояние чрез приложението B-Trust Mobile.
Не трябва да пренебрегваме и въпроса за сигурността и защитата на данните. Достъпът до ЕТД се осъществява чрез двуфакторна автентикация, което позволява много по-сериозна защита от неоторизиран достъп и дава възможност компаниите да съблюдават законовите изисквания по GDPR доста по-ефективно.
Не на последно място решението напълно покрива всички нормативни изисквания за трудовоправните отношения и дигиталното взаимодействие със служителите, като осигурява прозрачност, проследимост и спокойствие за всички страни в процеса.
Служителите на свой ред имат възможност удобно и бързо да заявяват, подписват и проследяват процеса по одобрение на всякакви трудовоправни документи, имат непрекъснат достъп до своето досие, а чрез различни типове нотификации са информирани за стъпките при одобряването на техните документи.
Какви бяха ползите при Вас, след като внедрихте новото решение?
На първо място постигнахме оптимизация на процесите и разходите. Въвеждането на функционалностите в системата за електронно трудово досие значително съкращава времето за управление на рутинни дейности на работодателя, HR администраторите и служителите – документите се подготвят бързо и изцяло дигитално, мигновено се подписват и мигновено се доставят на отсрещната страна. Предоставя се достъп 24/7 от всяка географска точка – не е необходимо нито една от страните да присъства физически в офиса. В БОРИКА дигиталното администриране обхваща около 100% от служителите в различни градове на страната. Реализирахме спестяване до 30% от преките и косвени разходи.
За какъв тип компании е подходящо Вашето решение?
Ценното в нашето решение е, че е универсално. Всяка една компания, която има внедрена HR система, може да я надгради чрез интегриране на удостоверителни услуги и така да изгради информационна система за електронно трудово досие. Към момента интересът е основно от компании с повече служители или такива, които имат офиси в цялата страна, или пък компании, чиито служители работят предимно дистанционно. Бих казала, че няма значение какъв е мащабът на фирмата или в какъв сектор оперира, важно е какви задачи цели да реши и какъв ефект цели да постигне.
В колко компании вече е внедрено то?
Наблюдаваме все по-засилен интерес от фирмите, затова и броят се мени динамично. Към момента сме интегрирали решението в редица големи компании от секторите производство, финанси и енергетика, както и в няколко МСП компании. Работим и с компании интегратори на електронно трудово досие, в чиито решения са интегрирани нашите услуги по подписване.
Какъв съвет бихте дали на компаниите, на които предстои да въведат е-трудово досие? За какви предизвикателства да се подготвят?
Ще споделя стъпките, които извървяхме при реализиране на проекта, защото могат да послужат като отправна точка за компаниите, които стартират такъв проект. Първата стъпка за нас беше да дефинираме целта на проект, а именно да дигитализираме и оптимизираме процесите по HR администрация в дружеството. На второ място определихме обхвата на проект. За нас беше важно да не правим дигитализация „на парче“, затова включихме в обхвата освен документацията на настоящите ни служители и онбординга на нови колеги. На следващ етап направихме проучване на изискванията на Наредбата за ЕТД. Важна стъпка е и намирането на добро технологично решение. Тук препоръката ми към компаниите е да се обърнат към един доставчик, който да осигури услугите по подписване, времеви печат и електронно съхранение на документи, така че да бъдат покрити напълно изискванията на наредбата и да бъде вкарано законосъобразно ЕТД. От нашия опит бих извела и още една важна стъпка, а именно ясната и навременна комуникация със служителите като гаранция за успеха при внедряването на едно такова решение.
Колко време обикновено отнема внедряването на е-досието?
Сроковете са строго индивидуални за всяка компания, тъй като зависят основно от целите и обхвата на проекта. Какви проблеми решава е-досието в компаниите? Пандемията наложи работата от разстояние като трайна тенденция в организацията на работата в компаниите в България, което доведе до промени и в начина на организиране на документооборота им. Все повече се усеща нуждата от това да можем да подписваме документи дистанционно и да ги поддържаме в дигитални формати. А в частта на трудовоправните отношения дигитализацията трябва да е съобразена и с редица нормативни изисквания, така че да са защитени интересите както на служителите, така и на Работодателя.
Има ли особености при внедряването на е-досието от компании извън IT сектора?
Внедряването на самата система не е обвързана с индустрията, тъй като ЕТД е универсално решение. Според мен тук на дневен ред идва въпросът с дигиталната грамотност на ползвателите на системата. Има индустрии, в които служителите, не са достатъчно подготвени за новите условия на работа, затова усилията на компаниите трябва да са насочени към повишаване на уменията на тези потребители, както и към обучение на новите поколения, които идват на пазара на труда.
Вижте профила и актуалните позиции за работя на БОРИКА АД в JOBS.bg
