Имате ли усещането, че губите времето си на срещи?

След края на една среща или дискусия често оставаме с чувството за загуба на време. Проучванията показват, че над 70% от хората имат такова усещане. Как можем да променим това? Шест стъпки към по-ефективно организиране на делови срещи предлага Дейл Карнеги в „Общуването като път към успеха“ („Колибри“):

1. Ограничете броя на участниците. Канете само когото е необходимо. 

2. Подгответе дневен ред и се придържайте към него. Дневният ред е ключът към успеха или провала на едно заседание. Когато подреждате отделните теми, сложете по-сложните в началото.   Придържайте се плътно към него – теми, които не са част от него, не бива да се разглеждат.

3. Въвлечете всички в действието. Участниците трябва да бъдат стимулирани да се запознаят с дневния ред и да участват активно по точките му. 

4. Не обсебвайте срещата. Ако имате нещо за казване, кажете го бързо, стигнете до същността и спрете, за да дадете възможност и на другия да се изкаже.

5. Приключете делово. В края на срещата обобщете резултатите от дискусията. Ако на някои от участниците са били възложени задачи, уверете се, че както те, така и останалите са наясно какво се очаква от тях и в какви срокове.

6. Съставете протокол. Не е необходимо той да представлява подробна стенограма от обсъждането , а само резюме на взетите решения по всяка от точките. Погрижете се копия от него да стигнат не само до участниците, но и до всички, които  са засегнати  от тези решения.