Кога насрочването на бизнес среща е загуба на време?

„Нека насрочим среща“ е първият и най-често срещан отговор на различни ситуации в бизнеса. Организираме срещи, когато трябва да разрешим някакъв бизнес казус, да коментираме проект или да споделим някаква идея. И докато насрочването на среща може да е правилно решение в много случаи, то не винаги е най-добрият отговор. В статия за HBR Елизабет Грейс Саундърс, коуч по управление на времето, предлага дърво на решенията, което ни помага да разберем кога наистина си струва да насрочваме среща. 

Ето и ключовите моменти от този процес:

1. Трябва ли да обмисля внимателно тази ситуация? Обикновено насрочваме среща, ако нямаме яснота какво да правим по даден проект, за да си създадем илюзия за прогрес. Но това е загуба на време, обяснява Саундърс. Вместо това е по-добре да отделим време за стратегическо мислене - да анализираме обсега на проекта, настоящия му статус и потенциала за развитие. И да направим план за действие, който да доведе до действителен прогрес. Едва тогава може да се предвижим напред и преценим дали наистина е нужно да организираме среща.

2. Вторият въпрос, на който следва да си отговорим, е дали имаме нужда от външна намеса, за да се случи този прогрес. Може да сме в ситуация, в която знаем какво трябва да се направи, но да не пристъпваме към работа. Ако осъзнаем това, също не е нужно да насрочваме среща. Просто трябва да обновим списъка си със задачи и да предприемем действия. Но ако след като сме изяснили това и все пак имаме нужда от сътрудничество, за да си отговорим на някои въпроси или да получим обратна връзка преди да предприемем действия, то тогава трябва да продължим към следващата стъпка.

3. Нужни ли са разговори в реално време, за да се случи този прогрес? Ако това не е необходимо, имейлът отлично може да замести насрочването на среща. Това е практично например, ако ни е нужна обратна връзка за някакъв план или документи. Но ако установим, че е нужно да проведем тези разговори в реално време, то тогава може да помислим за различни комуникационни канали. 

4. Нужни ли са разговори лице в лице, за да се случи този прогрес? Ако имаме нужда да поговорим с някого, но не нужно това да се случва лице в лице, можем да използваме различни канали, като онлайн чат, телефонен разговор или пък конферентна видео връзка. Това не само ни спестява време да се придвижим и приберем до и от мястото на срещата, но също така да оползотворим времето си, ако отсрещната страна закъснее, вместо да чакаме и бездействаме до появата й. Но ако все пак установим, че срещата в лице в лице е необходима и незаменима, тогава можем да планираме среща и да се подготвим за нея. 

С правилния процес на вземане на решения можем значително да намалим броя на срещите и отделим повече времето за работа, която наистина трябва да бъде свършена. Трябва да гледаме на инвестицията на време като на финансова инвестиция, казва Саундърс. Вижте още какви съвети дава тя за управлението на времето: