Какъв е процесът на въвеждане на нови служители в българските мебелни компании, разказва Марта Попова - Мениджър „Човешки ресурси“ в Еником М
Марта Попова - Мениджър „Човешки ресурси“ в Еником М и Каре България. Снимка: Личен архив
В новата рубрика на Economy.bg „Първите дни в...“ HR професионалисти във водещи компании в България разказват какъв е процесът на въвеждане на нови служители. Как се случва и колко време отнема периодът по онбординг, какво да очакват новите служители в своя първи работен ден и как компанията подпомага успешната адаптация на новите си колеги?
Научете повече за процеса по въвеждане на нови служители в Еником М и Каре България от Марта Попова, Мениджър „Човешки ресурси“ в българските мебелни компании.
Разкажете ни какво да очаква Ваш нов колега в първия си работен ден в компанията? В колко часа и къде (виртуално или на живо) ще започне работният му ден и кой ще е първият човек, с когото ще се запознае?
В нашите компании Еником М и Каре България много ценим живия контакт с новия колега като естествено продължение на срещите ни по време на интервютата. Ето защо в първия си работен ден всеки новопостъпил служител се среща с мен или с колега от отдел „Човешки ресурси“, обикновено към 9 часа сутринта бива посрещнат още на входа на търговския обект и новото вълнуващо приключение започва и за двете страни.
След като преминем през формалната част с подписване на документи и запознаване с длъжностната характеристика, лично аз провеждам кратка онбординг презентация, в която запознавам колегата с компанията, целите и мащабите на бизнеса, структурата на фирмата, системите, с които работим, връзките и взаимодействията, които ще осъществява на заеманата от него позиция. Тъй като при нас има електронно приложение за отпуски, фишове, графици, едно от важните неща е да дадем достъпите и заедно да създадем профила на колегата – снимка, лична информация, интереси и занимания.
По време на презентацията поканваме новия колега да се запознае с нашите социални мрежи и канали и да се приобщи към голямото ни семейство.
След като вече е прекарал няколко часа насаме с HR, следва обиколката за добре дошъл, по време на която го запознаваме с всички колеги, които са на работа в този ден, разбира се, не пропускаме най-важната точка в обекта – стаята за отдих, където може да си направи кафе, да обядва с колеги или просто да си почине.
Как подпомагате новия служител да се чувства добре дошъл и интегриран в екипа и организацията?
Процесът по въвеждане е дълъг и трудоемък и за двете страни. Ето защо в нашата компания изповядваме максимата, че един новопостъпил служител ще бъде толкова ефективен, колкото ресурс е отделен за неговото приобщаване и първоначално въвеждане в работата. Това е стратегическа цел на Еником и за 2024 година да дадем фокус на оперативните мениджъри да си освободят ресурс за работа с новите хора. Всеки новопостъпил колега получава обучителен план, разписан за първите 4 седмици, по който да се води, и ангажимент на неговия пряк ръководител е същият план да бъде внедрен, проследен и изпълнен в упоменатите срокове. Ние сме компания с достъпен мениджмънт и вратите ни винаги са отворени за въпроси, предложения и разговори с новите колеги, защото тяхното необременено мислене е безценно и могат да се генерират страхотни идеи за подобряване на процесите. Не на последно място част от позициите, свързани с директна работа с клиенти, имат регламентиран ментор – обикновено по-опитен колега или супервайзър, който е формално стимулиран заедно с новия човек да постигат търговски резултати още по време на обучението.
Спрямо различните позиции/отдели какви обучения преминават новите служители?
В мебелния бранш има специфични позиции, в чиито отговорности се включва извършването на услугите монтаж, разнос, качване. Това са позиции, които изискват физическа устойчивост и най-адекватното първоначално обучение е на терен, като в първите дни оставяме новия колега просто да се адаптира, да гледа, да задава въпроси и да си направи собствена преценка на възможностите. Опитваме се да не го „изплашим“, че работата е трудна и непосилна. Затова никога не оставяме новопостъпилия колега сам да извършва някаква дейност. Първо, заради неговата безопасност и второ, за да има достатъчно време за адаптация. Опитните ни колеги ценят много труда на всеки новопостъпил и виждат в негово лице помощ и подкрепа, затова бързо се изгражда доверие и приобщаването се случва гладко.
За търговските и бекофис позициите задължително обучение по време на 4-седмичния план е задълбоченото опознаване на вътрешнофирмения ни софтуер. За целта сме разработили видеа за самообучения, работа в тестова среда и понеже ценим живия контакт, винаги има на разположение вътрешен тренер по софтуера, който е следи за усвояването на знанията и подпомага колегите в стъпките и в процеса на самообучение.
Кои са участниците от страна на компанията в процеса на онбординг и каква е тяхната роля?
Както вече споменах, всички сме ангажирани в процеса по въвеждане – от мениджър „Човешки ресурси“, регионален мениджър, управител на обект, супервайзър на екип до вътрешния ни обучител. Всички ние знаем, че колкото по-бързо новият колега усвои ролята си, толкова по-бързо ще се отбележат и първите добри резултати. Нямаме много време да се учим да бъдем най-добрите за нашите клиенти, затова действаме от първия ден.
Какви са инструментите и ресурсите, които предоставяте на новите служители, за да им помогнете да се адаптират по-лесно?
Предстои ни внедряване на онлайн платформа за обучения и докато това се случи, сме обособили структурирана и достъпна информация под формата на обучителни презентации за всяка позиция на сървърното ти пространство. Така всеки служител по всяко време, когато се чувства несигурен в продуктовите си знания например, би могъл да си опресни знанията. Съдържанието се обновява своевременно, така че да е актуално във всеки един момент. Друг задължителен ресурс е осигурен достъп до тестовата среда на вътрешнофирмения ни софтуер, в която всеки новопостъпил колега може да тренира, гледайки видеата, без да се притеснява, че може нещо да сбърка или да изтрие. Това им дава възможността да изпробват едно и също нещо толкова пъти, колкото е необходимо, за да се почувстват сигурни в действията си.
Колко време обикновено отнема целият процес на онбординг, включително подготовката и обучението?
Започнах с това, че процесът по приобщаване, въвеждане и адаптиране е дълъг и трудоемък. Много зависи от позицията, но от спецификата на мебелния бранш мога да споделя, че ефективността на новия колега се появява между 3 и 6 месеца от неговото постъпване в компанията. Има редица фактори за успеха на всеки нов колега – от неговата лична мотивация, от мотивацията на неговия ръководител/ментор, от способността му за учене и усвояване на нови неща, но най-вече за мен ключовият фактор е средата. Дали средата и пулсът на компанията ще отговорят на очакванията на новия колега, и ролята, която му е поверена.
Какви предизвикателства срещате най-често в процеса на онбординг и как се справяте с тях?
Неслучайно през 2024 година цел на компанията ни е да освободим ресурс от време за работа с новите хора – индивидуални срещи, ценните 5 минути сутрин и вечер за даване и получаване на обратна връзка, опознаването на служителя като личност. Ето защо предизвикателствата предстоят както за екипа на „Човешки ресурси“, така и за преките ръководители, осъзнаващи необходимостта и функцията си на вдъхновители и посланици на бизнеса. Хора, които да палим искрата и да държим огъня силен.
Как измервате степента на готовност за работа на новия служител и приобщаването му към екипа?
Всеки нов служител преминава през познатите етапи на зрялост от модела за ситуационното лидерство. Разбира се, опитните нови колеги, които идват от конкурентни компании са една крачка напред, но ние като лидери не бива да забравяме, че дори и за опитните ситуацията е непозната и те са в позицията „още не знам колко много не знам“. Важното тук е да използваме мотивацията, хъса и желанието на новия колега и да не го „убиваме“ на втората седмица с възлагане на сложни и големи по обем задачи. Всеки новопостъпил идва на новата си работа с презумпцията, че ще се задържи и развива дълги години и че е сменил старото си работно място за ново по-добро.
Ако новопостъпилият колега в третия си месец бележи добри резултати, можем да смятаме, че всички сме се справили успешно с въвеждащия период.
Какво бихте посъветвали Ваш бъдещ служител – как да се подготви за първия си работен ден във Вашата компания?
Бих казала на бъдещите ни колеги да вярват в собствените си сили, да не се плашат от непознатото и най-вече да следват мечтата си, приемайки дадено предложение за работа. Един направен компромис впоследствие може да се окаже съществена причина за неуспех. Затова преценявайте добре работодателите и най-вече ролята, която ще заемате, защото 80% от успеха е да излезеш на сцената и да се заявиш, както е казал Уди Алън.
Вижте профила и актуалните позиции за работа на ЕНИКОМ М ООД в JOBS.bg
Вижте още от рубриката ПЪРВИТЕ ДНИ В...
Първите дни в DataArt
Първите дни в Arco Real Estate
Първите дни в Blankfactor
Първите дни в А1 България
Първите дни в NOTO
Първите дни в Технополис и Практикер
Първите дни в KFC/Самекс
Първите дни в Kaufland България
Първите дни в Аурубис България
