Първите дни в Blankfactor

Ваня Трифонова - HR Мениджър на Blankfactor. Снимка: Blankfactor

В новата рубрика на Economy.bg „Първите дни в...“ HR професионалисти във водещи компании в България разказват какъв е процесът на въвеждане на нови служители. Как се случва и колко време отнема периодът по онбординг, какво да очакват новите служители в своя първи работен ден и как компанията подпомага успешната адаптация на новите си колеги?

Научете повече за процеса по въвеждане на нови служители в Blankfactor от Ваня Трифонова - HR Мениджър на технологичната компания.

Как минават първите дни на новите колеги в Бланкфактор?
Разкажете ни какво да очаква Ваш нов колега в първия си работен ден в компанията? В колко часа и къде (виртуално или на живо) ще започне работният му ден и кой ще е първият човек, с когото ще се запознае?

В Бланкфактор сме наясно, че смяната на работното място е важно събитие в живота на човека не само в професионален, но и в личен аспект. Всяка компания е минидържава със своята култура, манталитет, взаимоотношения, подход, процеси и отговорности. 

В тази връзка старанието ни е да подпомогнем новите си колеги в този прехода и залагаме освен на доказани практики най-вече на лично внимание и добро посрещане.

Създаваме приятни връзки с новите колеги още от етапа на рекрутмънт и подготовка на договора, като разчитаме на яснота, обратна връзка и непрекъсната комуникация за етапите и сроковете.

На големия първи ден посрещаме колегите си в 11:00 часа в офиса, като започваме с лично приветстване от страна на ЧР и рекрутмънт екипа, преките мениджъри и други ключови за нашата организация хора. Правим си заедно кафе/чай и опознаваме офиса.

Много се радваме, когато имаме повече от един колега на онбординг, защото практиката ни показва, че цялото преживяване е тип тиймбилдинг.

Първата седмица в Бланкфактор е отделена за задължителни за компанията обучения  като Anti Harassment and Cyber Security. Предоставят се различни ресурси и информация за сектора, case studies за клиентите ни, осигуряват се необходимите достъпи до различни системи.

Как подпомагате новия служител да се чувства добре дошъл и интегриран в екипа и организацията?
За да се гарантира успешното интегриране на новия служител в екипа и организацията, ние внимателно съчетаваме формални и неформални методи. Създаваме персонализиран подход, който включва информационни сесии с ключови фигури в компанията, предоставяне на полезна документация за работните процеси и културата на организацията, както и организиране на неформални събития и обеди, които да улеснят неофициалното запознаване между новия служител и останалите членове на екипа. Този хибриден подход поддържа добро работно настроение и предоставя на новоприетия член на екипа възможността да се чувства добре дошъл и свободен да споделя своите идеи и въпроси.

Спрямо различните позиции/отдели какви обучения преминават новите служители?
Твърде е обширна темата за въвеждането на новите служители в съответните роли. Това, естествено, много зависи от индивида, заеманата позиция, нивото в компанията и нивото на отговорност на самата позиция. Не на последно място значение оказват самият проект и етапът, на който се намира, както и спецификите на клиента. 

В компанията имаме случаи на сформирани екипи за нов клиент, където част от новите служители са пионерите по даден проект и съответно заедно откриваме и изграждаме.

Вярваме в потенциала на всеки един служител и разчитаме на инициативност и нови идеи. Стремим се да пазим баланса между открита комуникация и предоставяне на необходимите ресурси и силно се разграничаваме от микромениджмънта. 

Още от първия ден  новите служители имат на разположение годишен бюджет от $500, който може да използват за професионалното си обучение.

Кои са участниците от страна на компанията в процеса на онбординг и каква е тяхната роля?
Започваме със среща с ЧР, където всеки разказва за себе си, запознаваме хората с нашата история, клиенти, култура, ценности, уникалност, полезна информация за бенефит пакета, предстоящи обучения и вътрешни процедури.

В обедната почивка водим новите колеги на обяд, като се включват преките мениджъри и хора от екипа. Целта е да се видим и да общуваме в неформална обстановка.

След приятната среща на обяд с повдигнато настроение довършваме административните подробности и нашият Network and Facility Manager предоставя на новите колеги необходимата техника и им съдейства с първите достъпи до Бланкфакторските системи и устройства.

Последно в деня на посрещане, но не на последно място е срещата с прекия ръководител и/или колега от екипа (buddy), където хората получават информация за конкретната роля.

Какви са инструментите и ресурсите, които предоставяте на новите служители, за да им помогнете да се адаптират по-лесно?
За да подпомогнем новите служители в процеса на адаптация, предоставяме разнообразни инструменти и ресурси:

Онбординг материали: в компанията имаме вътрешен информационен портал, който съдържа информационни брошури и видео материали, които представят основните аспекти на компанията, културата, ценностите и работните процеси.

Обучения и обучителни ресурси: имаме подготвени курсове, които обхващат както технически аспекти на работата, така и културните и социалните норми в организацията. Нашият Learning and Development Lead провежда 2 важни сесии на живо с новите колеги на теми: „Ценностите на Бланкфактор“ и „Комуникация с клиенти 1:1“ в първите седмици  след присъединяването им към компанията.

Бъдещи обучения и развитие: информираме новите служители за възможностите за бъдещи обучения и развитие в рамките на компанията. Например още от първия си ден нашите нови колеги имат на разположение личен бюджет за професионално развитие в размер на 500$ годишно, който могат да използват.

Вътрешнофирмени събития и сесии: организираме формални и неформални срещи и събития с ключови фигури в компанията, които помагат на новите служители да изградят мрежа с колеги и да се чувстват част от екипа.

Колко време обикновено отнема целият процес на онбординг, включително подготовката и обучението?
Продължителността на процеса варира според позицията, проекта и нивото на експертност на самия нов служител. Минимумът, който отнема на човек да се адаптира към новата си роля и новата компания е 2 – 3 месеца. 

В Бланкфактор ние ценим и насърчаваме проактивността на новите служители, като ги насърчаваме да споделят своите наблюдения и предложения за подобрения. Този подход е особено ефективен, тъй като възприемаме новите идеи в контекста на тяхната специфична роля и експертиза. Така гарантираме, че процесът на адаптация не само е бърз и ефективен, но и създава условия за активно участие и принос от страна на всеки нов служител.

Какви предизвикателства срещате най-често в процеса на онбординг и как се справяте с тях?
За щастие, Бланкфактор е компания в своя подем, т.е. динамиката, иновациите и новите клиенти са ежедневие. Случва се нови служители да са част от основополагащия екип към нов клиент, което означава, че няма предварително подготвени онбординг материали по този проект или клиент. За наша радост, екипът на Бланкфактор е изграден от хора, които виждат възможности вместо проблеми и имат нагласата за търсене на решения. Това е в пълен синхрон с една от ценностите на компанията, а именно Create opportunities.

Как измервате степента на готовност за работа на новия служител и приобщаването му към екипа?
Измерването на степента на готовност за работа и приобщаване към екипа на новия служител включва две основни области: професионална компетентност и социална интеграция. Наблюдаваме как новият служител се справя с ориентационния процес, като внимаваме за тяхното разбиране и прилагане на корпоративни процедури и задачи. Също така обръщаме внимание на способността им да работят самостоятелно и да показват инициативност в решаването на проблеми. Това включва и регулярна обратна връзка от ръководители и колеги за тяхната работа и постижения.

Същевременно от голямо значение е и социалното приобщаване на новия колега. Наблюдаваме взаимодействията му с колегите, участието в екипни срещи и инициативи, както и способността му да изгражда работни отношения.

Какво бихте посъветвали Ваш бъдещ служител – как да се подготви за първия си работен ден във Вашата компания?
Напоследък наблюдаваме приятната тенденция всички наши нови колеги да са проучили фирмата в социалните мрежи и да идват подготвени за сектора, фирмата и дори с истории за нашите събития и инициативи.