Първите дни в DataArt

Елисавета Павлова - HR мениджър в DataArt. Снимка: Личен архив

В новата рубрика на Economy.bg „Първите дни в...“ HR професионалисти във водещи компании в България разказват какъв е процесът на въвеждане на нови служители. Как се случва и колко време отнема периодът по онбординг, какво да очакват новите служители в своя първи работен ден и как компанията подпомага успешната адаптация на новите си колеги?

Научете повече за процеса по въвеждане на нови служители в DataArt от Елисавета Павлова - HR мениджър в софтуерната компания.

Разкажете ни какво да очаква Ваш нов колега в първия си работен ден в компанията? В колко часа и къде (виртуално или на живо) ще започне работният му ден и кой ще е първият човек, с когото ще се запознае?   
Ще започна с подготовката за първия работен ден в DataArt, защото това е важна част от нашия онбординг процес. Един ден преди старта на новия колега подготвяме т. нар. starting pack, който представлява подаръчен комплект от различни брандирани фирмени продукти, които да са му от полза както в работата, така и в ежедневието. Избираме бюро, което колегата може да ползва през първия работен ден, а също и през дните, в които реши да работи в офиса. След това започваме подготовката за същинския онбординг. При нас процесите са автоматизирани, което означава, че процесът се активира в система с конкретни стъпки, които трябва да бъдат преминати.   

Денят започва със среща с онбординг координатора, показване на офиса ни и запознанство с колегите. Ако присъствието на място е невъзможно поради особености в локацията, логистиката и т. н., имаме и вариант за онлайн онбординг, но това е по-скоро изключение. Когато онбордингът се случва на място в офиса, независимо дали в София, или във Варна, комуникацията е по-бърза, настройването на работната техника е по-лесно.  

След като системният администратор направи необходимите настройки на лаптопа, започва същинската част. За нас е приоритет да запознаем всеки нов колега с ценностите на компанията и възможностите, които предоставяме, като например развитие, обучение, разнообразие от проекти и т.н.   

Въпреки че сме аутсорсинг компания, ние наемаме хора на трудов договор с всички допълнителни придобивки в компанията, а не временно или за конкретни проекти. Именно затова е от ключово значение първо да въведем колегата в процесите на компанията и едва след това да го запознаем със самия проект. Онбордингът е многокомпонентен и включва всички системи, които сме разработили, за да улесним процеса. 

Как подпомагате новия служител да се чувства добре дошъл и интегриран в екипа и организацията? 
Първото впечатление е много важно. Стараем се да покажем, че сме добър работодател, за който хората в екипа са на първо място. Когато аз стартирах в компанията, ми направиха впечатление дребни неща – как хората се събират и обядват, пият кафе заедно, участват в събития и се запознават в една не толкова формална среда. Тази практика продължава в DataArt и до ден днешен. Стараем се да съчетаем свободата на гъвкавото работно време и дистанционната работа с възможността за социализиране в офиса, с участие в различни инициативи и неформални събирания, които компанията организира. 

Спрямо различните позиции/отдели какви обучения преминават новите служители?
При нас няма такова ярко разделение по позиции и отдели. Както вече споменах, първият работен ден е насочен изцяло към запознаване с процесите и начина на работа в компанията. Онбордингът е един и същ за всеки нов колега, независимо дали е програмист, счетоводител, или бизнес анализатор. Разбира се, след това има някои различия, свързани със спецификата на самата работа, но стъпките по въвеждането през първия ден са доста сходни.  

Кои са участниците от страна на компанията в процеса на онбординг и каква е тяхната роля? 
Участниците са различни, но ключова роля имат онбординг координаторът, ръководителят на локалния офис и мениджърът от страна на проекта, по който новият колега ще работи. При нас онбординг координаторът е мениджърът по човешки ресурси. Системният администратор също има съществена роля в това онбордингът да протече гладко, а понякога и колеги от счетоводството се включат, ако възникнат въпроси в тяхната сфера.  

Какви са инструментите и ресурсите, които предоставяте на новите служители, за да им помогнете да се адаптират по-лесно? 
Освен събитията, които организираме в офиса с цел приобщаване, използваме и платформа, в която са достъпни всички служители на компанията и техните координати, за да може всеки да се свърже по-лесно с друг колега, да си поговорят или да зададе въпросите си. Адаптацията не става с щракване на пръсти, така че отнема време и търпение, но да не забравяме, че и човекът отсреща трябва да е готов за тази нова промяна. Опитваме се да даваме достатъчно свобода, за да може както новодошлите, така и хората, които работят в DataArt от много години, да се чувстват спокойни, мотивирани и ценени. Именно затова в компанията няма стриктна йерархия и сме заложили на плоската управленска структура. 

Колко време обикновено отнема целият процес на онбординг, включително подготовката и обучението? 
Целият процес при нас отнема около месец. Задачите са заложени с конкретни дни, така че онбордингът има крайна цел и дата.   

Какви предизвикателства срещате най-често в процеса на онбординг и как се справяте с тях? 
 Не бих казала, че има особени предизвикателства, защото процесът е ясно разписан и автоматизиран. Това го прави лесен за осъществяване и протича доста гладко. Макар и рядко, се е случвало самата система да не функционира както трябва, но подобен проблем се разрешава много бързо, понякога в рамките на минути. 

Как измервате степента на готовност за работа и приобщаване към екипа на новия служител? 
 Нямаме практика да измерваме нещата от гледна точка на онбординга и приобщаването. По-скоро тази готовност се оценява по време на процеса на подбор и на интервютата, които провеждаме. Ако един експерт е получил оферта от нас и я е приел, означава, че ние сме оценили неговите качества, готовността му да допринесе в проектите, техническите умения и soft skills като достатъчни, за да работим заедно. И че той е оценил DataArt като добър работодател и като компания, в която иска да започне работа. 

Какво бихте посъветвали Ваш бъдещ служител – как да се подготви за първия си работен ден във Вашата компания? 
Бих посъветвала всеки наш бъдещ служител да подходи със спокойствие и увереност и да е сигурен, че в DataArt ще срещне приятелска атмосфера и интересни проекти. Всички знаем, че първият работен ден може да е стресиращ, но ако един човек заложи на позитивизма, спокойствието, доброто настроение и желанието да учи и да се развива, дори и този първи ден, изпълнен с новости, може да е истински приятно преживяване.

Вижте профила и актуалните позиции за работа на DataArt Europe Ltd в JOBS.bg  

Вижте още от рубриката ПЪРВИТЕ ДНИ В...

Първите дни в Arco Real Estate
Първите дни в Blankfactor
Първите дни в А1 България
Първите дни в NOTO
Първите дни в Технополис и Практикер
Първите дни в KFC/Самекс
Първите дни в Kaufland България
Първите дни в Аурубис България