Малко повече от 5 съвета за безболезнено планиране на отпуските

Александър Дурчев е управител на All Channels Communication Group, агенция, предоставяща интегрирани комуникационни решения, и председател на Българската асоциация на PR агенциите за 2011–2013 г. Завършил е магистратури по „Бизнес администрация” в Американски университет, Благоевград, и „Връзки с обществеността” в Софийски университет „Св. Климент Охридски”.

Свързахме се с него, за да ни разкаже как отпуските в една компания могат да бъдат организирани безпроблемно. Ето и неговите съвети:

„Всичко е въпрос на планиране. Това правило важи с еднаква сила за планирането на време, на ресурс, на дългоочакваните отпуски. Следвайки няколко прости правила, процесът по организиране и координиране на отпуските между служители в дадена организация може да се случи напълно безболезнено, така че накрая всички да се насладят спокойно на дългоочакваните почивни дни.

Планирайте достатъчно отрано

Създайте си навик да планирате отрано, като започнете процедурата поне месец преди началото на отпускарския сезон.

Създайте система за управление на информацията

Използвайте екселска таблица, табло в офиса, споделен календар... С две думи – инструмент, който позволява бърз и лесен достъп на служителите от екипите, за да могат да планират графика и ресурсите си.

Да живее демокрацията!

Дайте възможност на екипите сами да определят кой кога ще почива и да намерят най-доброто решение, което удовлетворява колкото се може повече хора. Оставете намесата на мениджъра само при необходимост – за да балансира натовареността на екипа си например.

Установете процес за управление на проекти и задачи

Определете критични дати/събития, които не могат да бъдат отложени във времето и изискват експерти и/или цели екипи да бъдат налични. Направете списък с проектите, по които ще се работи през пика на отпускарския сезон, за да могат да бъдат детайлно и поетапно предадени на заместниците.

Научете хората си да приоритизират

Таблицата по-долу ще ви помогне да намерите решение какво да свършите преди отпуската си, кои задачи да предадете на заместника си и какво да отложите за след почивните дни. Определете заместници. Помислете кой колега е добре запознат с ваш проект или би могъл бързо да навлезе в него, за да поеме задачите, докато сте в отпуска. Улеснете го, като създадете документ, обобщаващ основната и важна информация: данни, технически изисквания, често задавани въпроси, крайни срокове, лица за контакт и т.н.

Информирайте навреме клиентите си

Не забравяйте да прозвъните и информирате официално по имейл клиентите си за временната смяна на лицето за контакт, докато сте в отпуска. При възможност организирайте среща, на която да ги запознаете, за да създадете комфорт у клиента.

DISCONNECT-нете се

Създайте и спазвайте практиката по време на отпуск служителите да не бъдат безпокоени и търсени, освен ако не е крайно наложително. Възпитайте служителите си да не си проверяват служебните е-mail-и и да не връщат съобщения. Така най-важният ви ресурс – хората, ще може да се възстанови, да се отърси от стреса и да се върне на работа в по-добра форма, по-мотивиран и готов да отговори на предизвикателствата на работното място.”