Първите дни в Anthill

Йовелина Стайкова - HR Generalist в Anthill. Снимка: Economy.bg

В новата рубрика на Economy.bg „Първите дни в...“ HR професионалисти от водещи компании в България разказват какъв е процесът на въвеждане на нови служители. Как се случва и колко време е периодът по онбординг, какво да очакват новопостъпилите в своя първи работен ден и как компанията подпомага успешната адаптация на новите си колеги.

Научете повече за процеса по въвеждане на нови служители в Anthill от Йовелина Стайкова - HR Generalist в технологичната компанията.

Разкажете ни какво да очаква Ваш нов колега в първия си работен ден в компанията? В колко часа и къде (виртуално или на живо) ще започне работният му ден и кой ще е първият човек, с когото ще се запознае?
В първия работен ден на всеки нов колега го очакват серия от срещи с идеята да го запознаят отблизо с работата на екипа. Нашата цел е този ден да се проведе присъствено, за да се насърчи личното общуване между новия член и останалите в компанията. Въпреки това сме готови да направим изключение, ако колегата живее извън София и не може да присъства на живо. 

Планираме началото на деня между 9:30 и 10 часа, като първата стъпка е среща с офис мениджъра, която го развежда из офиса, представя колегите и му връчва welcome pack, с който официално го приветстваме в компанията. Включена е и среща с мен, по време на която представям Anthill, структурата, ценностите, политиките и правилата на компанията, а също така и ключовите контакти, които ще улеснят адаптацията му. Следва среща с екипа по подбор, съставен от Маргарита Кирева и Кристиан Александров, които споделят информация за нашата програма за препоръки. Част от плана за първия ден включва среща с тиймлидера и обяд с него, запознанства с останалите членове на екипа и среща с нашия CEO – Георги Гергинов.

Как подпомагате новия служител да се чувства добре дошъл и интегриран в екипа и организацията?
За да се чувства добре дошъл в компанията, му предоставяме богат welcome pack, който съдържа и писмо от нашия СЕО, приветстващо го в екипа на Anthill. Също така изпращаме имейл до всички колеги, в който споделяме интересни факти за новодошлия, като хобита и интереси . Организираме обяд с неговия тиймлидер, в който да се опознаят в една по-неформална среда. 

С цел насърчаване на комуникацията между нашите колеги организираме и Facts and Snacks – ежемесечно събитие, на което се споделят актуални новини за компанията, като след това оставяме свободно време за  разговори с колегите. 

Спрямо различните позиции/отдели какви обучения преминават новите служители?
Разбира се, за всяка роля в нашата организация  служителите ни имат нужда от определен набор от знания и умения. Обученията за всеки екип са адаптирани спрямо потребностите, както на екипа, така и на новия ни колега и целите, които искаме да постигнем в Anthill. 

Кои са участниците от страна на компанията в процеса на онбординг и каква е тяхната роля?
В процеса на онбординг на новите служители активно участваме ние, HR екипът, като нашата задача е не само да се погрижим за административните детайли, но и да улесним първоначалното взаимодействие между новия член и останалата част от екипа.

Офис мениджърът играе ключова роля в осигуряването на приятна и функционална работна среда, докато тиймлидерът е този, който улеснява интеграцията на новия служител в екипа, като представя очакванията и спецификите на работата.

За СЕО-то на компанията ни е от изключително значение да добави лично отношение към процеса, като се среща с всеки нов служител, за да му пожелае топло „Добре дошъл“ и да изрази своята подкрепа. 

От ляво надясно: Кристиан Александров, Маргарита Кирева и Йовелина Стайкова от HR екипа на Anthill. Снимка: Economy.bg

Какви са инструментите и ресурсите, които предоставяте на новите служители, за да им помогнете да се адаптират по-лесно?
Предоставяме обучение по ключови аспекти от работния процес на новопостъпилите колеги. Това включва обучение във връзка с използването на специфични софтуерни приложения, процедури за работа, продукти или услуги, с които компанията работи. Също така назначаваме опитен служител като ментор, което се оказва полезно за новите служители. Менторът, или така нареченото buddy, помага на колегите да се адаптират по-лесно към културата на организацията и да използват всички налични ресурси. Предоставяме достъп до онлайн източници и платформи, които съдържат информация за компанията – това е нашият вътрешен Anthill Intranet, с който много се гордеем!

Колко време обикновено отнема целият процес на онбординг, включително подготовката и обучението?
Средната продължителност на онбординга  заедно с обученията е около месец. Важно е да споменем, че се стремим да адаптираме темпото спрямо това на новите ни колеги. 

Какви предизвикателства срещате най-често в процеса на онбординг и как се справяте с тях?
Има много информация, с която служителят трябва да се запознае по време на онбординг процеса, включително фирмени политики, стандарти и процедури за сигурност. За нас е важно да балансираме предоставянето на достатъчно информация, без прекомерно да натоварваме новия ни колега.

IT ролите могат да варират в зависимост от технологии и проекти. Създаването на програма за въвеждащо обучение, която може да бъде персонализирана, за да отговори на нуждите на различните роли в компанията, може да бъде предизвикателство.

Друго предизвикателство е адаптирането на процеса по онбординг, така че да е ефективен за всеки, независимо дали се осъществява физически в офиса, или дистанционно.

Как измервате степента на готовност за работа на новия служител и приобщаването му към екипа?
Ние от Anthill вярваме, че това е процес, който е добре да стартира по време на подбора за конкретна роля. Този процес включва среща с екипа и среща с мениджъра на екипа, за да бъдат сигурни и двете страни, че биха искали да работят заедно. 

Практика, която цели да подобри онбординг процеса на Anthill, е събирането на обратна връзка от всеки новоприсъединил се колега. Това проучване цели да зададе въпроси относно яснотата на материалите за обучение, ефективността на срещите ни и общото ниво на комфорт при присъединяване към екипа.

Какво бихте посъветвали Ваш бъдещ служител – как да се подготви за първия си работен ден във Вашата компания?
Според нас най-важното е бъдещият ни служител да се е запознал предварително с изпратената програма за това какво го очаква на първия ден и да бъде ентусиазиран за новото му начало в екипа на Anthill.